Contoh Surat Dinas dan Strukturnya
Surat dinas merupakan surat resmi yang digunakan dalam kegiatan resmi suatu instansi atau organisasi. Surat ini memiliki struktur dan format tertentu yang harus dipenuhi agar dapat diterima dan diproses dengan baik. Berikut adalah contoh surat dinas dan strukturnya:
Contoh Surat Dinas
SURAT DINAS
Nomor : 001/SD/KPU-JBR/I/2023
Lampiran : -
Perihal : Permohonan Izin Penggunaan Gedung
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Kepala Sekolah
SMA Negeri 1 Jakarta Barat
di tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan diselenggarakannya [acara] pada tanggal [tanggal] di [tempat], kami dari [nama organisasi] memohon izin untuk menggunakan Gedung SMA Negeri 1 Jakarta Barat sebagai tempat penyelenggaraan acara tersebut.
Acara ini akan diikuti oleh [jumlah peserta] orang dan akan berlangsung dari pukul [waktu] sampai dengan [waktu]. Kami akan memastikan bahwa penggunaan gedung akan dilakukan dengan tertib dan bertanggung jawab, serta tidak mengganggu kegiatan belajar mengajar di sekolah.
Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan izin yang diberikan, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Pengirim]
[Jabatan]
[Nama Organisasi]
Struktur Surat Dinas
Secara umum, struktur surat dinas terdiri dari beberapa bagian, yaitu:
1. Kop Surat
- Nama Instansi/Organisasi: Nama instansi/organisasi pengirim surat.
- Alamat: Alamat lengkap instansi/organisasi pengirim surat.
- Nomor Telepon: Nomor telepon instansi/organisasi pengirim surat.
- Website: (Optional) Website instansi/organisasi pengirim surat.
- Logo: (Optional) Logo instansi/organisasi pengirim surat.
2. Nomor Surat
- Nomor Surat: Nomor surat yang unik dan menunjukkan urutan surat yang dikirimkan.
- Tanggal Surat: Tanggal pembuatan surat.
3. Lampiran
- Lampiran: Mencantumkan jumlah lampiran yang disertakan dalam surat.
4. Perihal
- Perihal: Singkat dan jelas menjelaskan isi surat.
5. Alamat Surat
- Kepada Yth.: Sapaan hormat kepada penerima surat.
- Nama Penerima: Nama lengkap penerima surat.
- Jabatan Penerima: Jabatan penerima surat.
- Instansi Penerima: Instansi/organisasi penerima surat.
- Alamat Penerima: Alamat lengkap instansi/organisasi penerima surat.
6. Isi Surat
- Pendahuluan: Menjelaskan maksud dan tujuan penulisan surat.
- Isi: Menyampaikan informasi dan permintaan secara detail.
- Penutup: Menutup surat dengan ungkapan terima kasih dan harapan.
7. Tanda Tangan
- Nama Pengirim: Nama lengkap pengirim surat.
- Jabatan: Jabatan pengirim surat.
- Nama Instansi/Organisasi: Nama instansi/organisasi pengirim surat.
8. Tembusan
- Tembusan: (Optional) Mencantumkan nama instansi/organisasi yang menerima tembusan surat.
Catatan:
- Struktur surat dinas dapat berbeda-beda tergantung pada instansi/organisasi dan jenis suratnya.
- Pastikan bahasa yang digunakan dalam surat dinas formal, jelas, dan mudah dipahami.
- Hindari penggunaan bahasa gaul dan singkatan yang tidak umum.
- Perhatikan tata letak dan format penulisan surat dinas agar terlihat rapi dan profesional.
Semoga contoh surat dinas dan strukturnya di atas dapat membantu Anda dalam memahami dan membuat surat dinas yang efektif.
