Cara dan Contoh Membuat Surat Dinas
Surat dinas merupakan surat resmi yang digunakan untuk keperluan resmi suatu instansi atau organisasi. Surat dinas biasanya digunakan untuk menyampaikan informasi, instruksi, atau permintaan kepada pihak lain, baik internal maupun eksternal organisasi.
Berikut adalah cara membuat surat dinas yang baik dan benar:
1. Header Surat
- Kop Surat:
- Berisi identitas instansi atau organisasi pengirim surat, seperti nama, logo, alamat, nomor telepon, dan alamat email.
- Posisi kop surat umumnya berada di bagian atas kiri kertas.
- Nomor Surat:
- Berisi nomor urut surat yang menunjukkan identitas surat.
- Umumnya terdiri dari kode instansi, tahun surat, dan nomor urut surat.
- Posisi nomor surat umumnya berada di bawah kop surat, sebelah kanan.
- Lampiran:
- Mencantumkan jumlah lampiran yang disertakan dalam surat.
- Posisi lampiran umumnya berada di bawah nomor surat, sebelah kanan.
- Perihal:
- Menjelaskan secara singkat dan jelas mengenai isi surat.
- Posisi perihal umumnya berada di bawah lampiran, sebelah kanan.
- Tujuan Surat:
- Mencantumkan nama instansi atau organisasi penerima surat.
- Posisi tujuan surat umumnya berada di bawah perihal, sebelah kanan.
2. Isi Surat
- Salam Pembuka:
- Umumnya menggunakan kalimat "Kepada Yth. Bapak/Ibu [nama penerima surat], di [tempat]".
- Isi Surat:
- Menjelaskan secara sistematis dan jelas mengenai informasi, instruksi, atau permintaan yang ingin disampaikan.
- Gunakan bahasa yang formal, sopan, dan mudah dipahami.
- Hindari penggunaan bahasa gaul atau bahasa yang tidak baku.
- Penutup:
- Mencantumkan kalimat penutup yang sesuai dengan isi surat.
- Misalnya, "Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih."
- Hormat Kami:
- Mencantumkan nama instansi atau organisasi pengirim surat.
- Posisi hormat kami umumnya berada di bawah kalimat penutup, sebelah kanan.
3. Footer Surat
- Nama dan Jabatan Penandatangan:
- Mencantumkan nama lengkap dan jabatan penandatangan surat.
- Posisi nama dan jabatan umumnya berada di bawah hormat kami, sebelah kiri.
- Tanda Tangan:
- Penandatangan surat membubuhkan tanda tangan di bawah nama dan jabatannya.
- Stempel:
- Stempel instansi atau organisasi pengirim surat dibubuhkan di sebelah kanan tanda tangan.
Contoh Surat Dinas:
Surat Permohonan Izin Kunjungan
[Kop Surat]
Nomor: [Nomor Surat] Lampiran: - Perihal: Permohonan Izin Kunjungan
Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Kepala Instansi] [Jabatan] di [Tempat]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami [Nama Instansi] bermaksud mengajukan permohonan izin kunjungan ke [Nama Instansi Penerima Kunjungan] pada tanggal [Tanggal] pukul [Jam] - [Jam]. Kunjungan ini bertujuan untuk [Tujuan Kunjungan].
Kami mohon Bapak/Ibu dapat memberikan izin dan bantuannya dalam proses kunjungan ini. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
[Nama dan Jabatan Penandatangan]
[Stempel]
Catatan:
- Anda dapat menyesuaikan contoh surat dinas ini dengan kebutuhan Anda.
- Pastikan Anda menggunakan bahasa yang formal, sopan, dan mudah dipahami.
- Sebelum mengirim surat dinas, pastikan Anda telah memeriksa kembali kesesuaian isi surat dengan tujuan yang ingin dicapai.
Semoga artikel ini bermanfaat bagi Anda.
