Contoh Buku Agenda Surat Masuk dan Keluar Desa
Buku agenda surat masuk dan keluar adalah dokumen penting yang digunakan oleh setiap desa dalam mencatat semua surat yang masuk dan keluar. Buku ini berfungsi sebagai:
- Pencatatan: Mencatat semua surat yang diterima dan dikirim oleh desa secara terstruktur.
- Pemantauan: Memudahkan dalam memantau status surat, apakah sudah ditindaklanjuti atau belum.
- Arsip: Menyediakan data historis tentang surat-surat yang pernah diterima dan dikirim.
Format Buku Agenda
Berikut adalah contoh format buku agenda surat masuk dan keluar desa:
Buku Agenda Surat Masuk
| No. | Tanggal Terima | Nomor Surat | Perihal | Pengirim | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-10-26 | 001/DESA/X/2023 | Permohonan Bantuan Dana Desa | Dinas Sosial Kabupaten X | Diterima oleh Sekdes |
| 2 | 2023-10-27 | 002/DPMD/X/2023 | Pemberitahuan Rapat | Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Kabupaten X | Diterima oleh Kepala Desa |
| 3 | 2023-10-28 | 003/WARGA/X/2023 | Permohonan Izin Pembangunan Rumah | Warga Desa X | Diterima oleh Kaur Perencanaan |
Buku Agenda Surat Keluar
| No. | Tanggal Kirim | Nomor Surat | Perihal | Penerima | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-10-26 | 001/DESA/X/2023 | Laporan Realisasi Dana Desa | Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Kabupaten X | Dikirim oleh Kepala Desa |
| 2 | 2023-10-27 | 002/DESA/X/2023 | Surat Balasan Permohonan Bantuan Dana Desa | Dinas Sosial Kabupaten X | Dikirim oleh Sekdes |
| 3 | 2023-10-28 | 003/DESA/X/2023 | Surat Izin Pembangunan Rumah | Warga Desa X | Dikirim oleh Kaur Perencanaan |
Hal yang Perlu Diperhatikan
- Buku agenda surat masuk dan keluar harus dibuat dengan rapi dan terstruktur.
- Data yang dicatat harus lengkap dan akurat.
- Buku agenda harus disimpan dengan baik agar mudah ditemukan saat dibutuhkan.
Kesimpulan
Buku agenda surat masuk dan keluar adalah dokumen penting yang harus dimiliki oleh setiap desa. Buku ini membantu dalam mencatat, memantau, dan mengarsipkan semua surat yang masuk dan keluar desa. Dengan menggunakan buku agenda, desa dapat menjamin kelancaran administrasi dan komunikasi dengan berbagai pihak.
