Contoh Format Buku Agenda Surat Masuk dan Keluar Sekolah
Buku agenda surat merupakan salah satu dokumen penting dalam administrasi sekolah. Buku ini berfungsi untuk mencatat semua surat masuk dan surat keluar yang diterima dan dikirim oleh sekolah. Buku agenda surat membantu sekolah dalam mengelola surat-surat dengan lebih terstruktur dan efektif.
Berikut ini adalah contoh format buku agenda surat masuk dan keluar sekolah:
A. Buku Agenda Surat Masuk
| No. | Tanggal Terima | Nomor Surat | Perihal | Pengirim | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-10-26 | 001/SE/DISDIKBUD/2023 | Pemberitahuan Rapat | Dinas Pendidikan dan Kebudayaan | Surat diterima dan diteruskan ke kepala sekolah |
| 2 | 2023-10-27 | 002/SP/YAYASAN/2023 | Permohonan Dana | Yayasan Pendidikan Sejahtera | Surat diterima dan dilampirkan proposal |
| 3 | 2023-10-28 | 003/SK/KEMENTERIAN/2023 | Penetapan Standar Kurikulum | Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan | Surat diterima dan disimpan di arsip |
| 4 | 2023-10-29 | 004/SR/OSIS/2023 | Permohonan Izin Kegiatan | OSIS | Surat diterima dan diproses |
| 5 | 2023-10-30 | 005/SD/WALIKOTA/2023 | Pemberitahuan Agenda | Walikota | Surat diterima dan diinformasikan ke seluruh guru |
B. Buku Agenda Surat Keluar
| No. | Tanggal Kirim | Nomor Surat | Perihal | Penerima | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-10-26 | 001/SK/SDN1/2023 | Laporan Kegiatan | Dinas Pendidikan dan Kebudayaan | Surat dikirim melalui kurir |
| 2 | 2023-10-27 | 002/SP/SDN1/2023 | Permohonan Bantuan | Yayasan Pendidikan Sejahtera | Surat dikirim melalui email |
| 3 | 2023-10-28 | 003/SR/SDN1/2023 | Undangan Rapat | Komite Sekolah | Surat dikirim melalui pos |
| 4 | 2023-10-29 | 004/SK/SDN1/2023 | Jadwal Ujian | Orang Tua Murid | Surat dikirim melalui website sekolah |
| 5 | 2023-10-30 | 005/SP/SDN1/2023 | Laporan Keuangan | Yayasan Pendidikan Sejahtera | Surat dikirim melalui kurir |
Keterangan:
- No.: Nomor urut surat
- Tanggal Terima/Kirim: Tanggal surat diterima/dikirim
- Nomor Surat: Nomor surat yang diterima/dikirim
- Perihal: Isi singkat surat
- Pengirim/Penerima: Nama dan instansi pengirim/penerima surat
- Catatan: Catatan khusus tentang surat, seperti status surat, tindakan yang dilakukan, dan lain sebagainya
Tips:
- Pastikan buku agenda surat disimpan di tempat yang aman dan mudah diakses.
- Gunakan tinta yang tidak mudah pudar dan gunakan spidol untuk membedakan jenis surat.
- Lakukan penomoran surat dengan sistematis.
- Gunakan buku agenda surat yang sesuai dengan kebutuhan sekolah.
Dengan menggunakan buku agenda surat yang terstruktur dan sistematis, sekolah dapat mengelola surat-surat dengan lebih efisien dan efektif. Hal ini akan membantu sekolah dalam menjalankan tugas dan fungsinya dengan lebih baik.
