Contoh Surat Backup Kendaraan
Surat backup kendaraan merupakan surat yang dikeluarkan oleh perusahaan atau instansi kepada karyawannya yang membutuhkan kendaraan untuk keperluan dinas. Surat ini berisi informasi mengenai kendaraan yang akan dipinjamkan, masa peminjaman, dan tanggung jawab karyawan terhadap kendaraan tersebut.
Berikut contoh surat backup kendaraan:
SURAT BACKUP KENDARAAN
Nomor: [Nomor Surat] Perihal: Permohonan Backup Kendaraan
Kepada Yth. [Nama Karyawan] [Jabatan Karyawan] Di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan kebutuhan Bapak/Ibu dalam menjalankan tugas dinas, maka dengan ini kami bermaksud untuk memberikan backup kendaraan dengan rincian sebagai berikut:
Jenis Kendaraan: [Nama Kendaraan] Nomor Polisi: [Nomor Polisi] Masa Peminjaman: [Tanggal Mulai] s/d [Tanggal Selesai]
Syarat dan Ketentuan:
-
Penggunaan Kendaraan:
- Kendaraan hanya dipergunakan untuk keperluan dinas yang telah disetujui oleh atasan langsung.
- Karyawan bertanggung jawab atas keamanan dan keselamatan kendaraan selama masa peminjaman.
- Karyawan wajib mengembalikan kendaraan tepat waktu sesuai dengan masa peminjaman yang telah ditentukan.
-
Tanggung Jawab:
- Karyawan bertanggung jawab atas kerusakan atau kehilangan kendaraan yang terjadi selama masa peminjaman.
- Karyawan wajib mengisi formulir pengembalian kendaraan dan menyerahkannya kepada [Nama Bagian] setelah masa peminjaman berakhir.
-
Biaya:
- [Keterangan mengenai biaya, jika ada]
Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan] [Jabatan Penanggung Jawab]
Catatan:
- Contoh surat ini dapat diubah sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan perusahaan.
- Pastikan untuk mengisi semua informasi yang diperlukan dengan lengkap dan akurat.
- Surat ini dapat dilengkapi dengan lampiran berupa formulir pengembalian kendaraan.
Selain contoh surat backup kendaraan di atas, berikut beberapa poin penting yang perlu diperhatikan dalam membuat surat backup kendaraan:
- Tujuan Peminjaman: Jelaskan secara detail tujuan peminjaman kendaraan, seperti untuk kunjungan ke klien, menghadiri rapat, atau keperluan operasional lainnya.
- Nama Pengemudi: Sebutkan nama pengemudi yang akan mengendarai kendaraan.
- Alamat Tujuan: Tuliskan alamat tujuan peminjaman kendaraan.
- Persetujuan Atasan: Pastikan surat dilengkapi dengan tanda tangan dan persetujuan dari atasan langsung.
Pastikan surat backup kendaraan dibuat dengan jelas, ringkas, dan mudah dipahami. Surat ini merupakan bukti tertulis mengenai peminjaman kendaraan dan dapat digunakan sebagai dasar pertanggungjawaban.
