Contoh Surat Balasan Menerima Kunjungan
Berikut adalah contoh surat balasan menerima kunjungan yang dapat Anda gunakan sebagai panduan:
Perihal: Balasan Undangan Kunjungan
Kepada Yth. [Jabatan penerima kunjungan] [Nama Instansi/Organisasi penerima kunjungan] di [Alamat Instansi/Organisasi penerima kunjungan]
Dengan hormat,
Menanggapi undangan kunjungan Bapak/Ibu/Sdr(i) [Nama Pengirim Surat] pada tanggal [Tanggal] perihal [Perihal Kunjungan], dengan ini kami sampaikan bahwa kami [menyetujui/tidak dapat menerima] kunjungan Bapak/Ibu/Sdr(i) dan rombongan pada [Tanggal dan Waktu] di [Tempat Kunjungan].
[Jika menyetujui kunjungan]
Kami merasa terhormat atas kunjungan Bapak/Ibu/Sdr(i) dan rombongan. Kami akan berupaya memberikan pelayanan dan informasi yang terbaik selama kunjungan.
[Jika tidak dapat menerima kunjungan]
Kami mohon maaf, karena pada tanggal dan waktu yang Bapak/Ibu/Sdr(i) tentukan, kami sedang [Alasan tidak dapat menerima kunjungan].
Demikian surat balasan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Instansi/Organisasi]
[Jabatan Penanggung Jawab]
[Nama Penanggung Jawab]
Catatan:
- Sesuaikan isi surat dengan kebutuhan dan tujuan kunjungan.
- Perhatikan penggunaan bahasa yang sopan dan formal.
- Pastikan informasi yang disampaikan dalam surat akurat dan lengkap.
- Anda dapat melampirkan informasi tambahan seperti jadwal kunjungan, materi yang akan dibahas, dan informasi kontak.
- Surat balasan ini dapat diubah sesuai dengan kebutuhan Anda.
