Contoh Surat Balasan Pengaduan Barang Rusak
Berikut adalah contoh surat balasan pengaduan barang rusak yang dapat Anda gunakan sebagai referensi:
Perihal: Balasan Pengaduan Barang Rusak
Kepada Yth.
[Nama Pelanggan]
[Alamat Pelanggan]
Dengan Hormat,
Menanggapi surat pengaduan Anda perihal [Sebutkan jenis barang dan masalahnya] dengan nomor [Nomor Pengaduan] yang kami terima pada tanggal [Tanggal Penerimaan Pengaduan], kami sampaikan hal-hal sebagai berikut:
1. Permohonan Maaf
Pertama-tama, kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang Anda alami terkait dengan kerusakan [Sebutkan jenis barang] yang Anda beli dari kami. Kami memahami bahwa hal ini sangat mengecewakan dan kami berusaha untuk menyelesaikan masalah ini dengan sebaik-baiknya.
2. Penjelasan
Kami telah melakukan pengecekan terhadap laporan Anda dan menemukan bahwa kerusakan [Sebutkan jenis barang] tersebut disebabkan oleh [Sebutkan penyebab kerusakan, misal: kesalahan dalam proses produksi, kerusakan saat pengiriman, dll.].
3. Tindakan yang Diambil
Untuk menyelesaikan masalah ini, kami menawarkan beberapa solusi kepada Anda, yaitu:
- [Pilihan 1]: [Jelaskan solusi pertama, misal: Pergantian barang dengan yang baru]
- [Pilihan 2]: [Jelaskan solusi kedua, misal: Pengembalian dana]
- [Pilihan 3]: [Jelaskan solusi ketiga, misal: Perbaikan barang]
Kami mohon Anda dapat memilih salah satu solusi yang paling sesuai dengan keinginan Anda.
4. Prosedur Selanjutnya
Untuk memproses solusi yang Anda pilih, kami mohon Anda untuk [Jelaskan langkah-langkah selanjutnya, misal: Menghubungi customer service, membawa barang ke toko, dll.].
5. Ucapan Terima Kasih
Terima kasih atas pengertian dan kepercayaan Anda terhadap [Nama Perusahaan]. Kami berharap solusi yang kami tawarkan dapat menyelesaikan masalah ini dengan baik.
Hormat Kami,
[Nama Perusahaan]
[Nama Penanggung Jawab]
[Jabatan Penanggung Jawab]
[Nomor Telepon]
[Alamat Email]
Catatan:
- Anda dapat menyesuaikan contoh surat di atas dengan kebutuhan Anda.
- Pastikan Anda memberikan informasi yang lengkap dan jelas dalam surat balasan.
- Gunakan bahasa yang sopan dan mudah dipahami.
- Berikan solusi yang adil dan memuaskan bagi pelanggan.
- Tanggapi pengaduan pelanggan dengan cepat dan profesional.
