Contoh Surat Debit Note
Debit Note adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli untuk mencantumkan kredit yang diberikan atas pembelian sebelumnya. Kredit ini bisa berupa penyesuaian harga karena kesalahan penagihan, pengembalian barang yang tidak sesuai dengan pesanan, atau diskon yang diberikan setelah pembelian.
Berikut adalah contoh surat debit note:
[Nama Perusahaan] [Alamat Perusahaan] [Nomor Telepon Perusahaan] [Email Perusahaan]
[Tanggal]
Kepada Yth. [Nama Perusahaan Pembeli] [Alamat Perusahaan Pembeli]
Perihal: Debit Note No. [Nomor Debit Note]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami informasikan bahwa terdapat kredit sebesar [Jumlah Kredit] yang harus diberikan kepada Anda atas pembelian sebelumnya dengan Nomor Invoice [Nomor Invoice].
Alasan kredit:
- [Uraian alasan kredit. Contoh: Pengembalian barang yang rusak, kesalahan penagihan, diskon, dll.]
Detail kredit:
- Nama Barang: [Nama Barang]
- Jumlah Barang: [Jumlah Barang]
- Harga Satuan: [Harga Satuan]
- Total Harga: [Total Harga]
Total kredit yang diberikan adalah [Jumlah Kredit].
Kami mohon Anda untuk melakukan pembayaran sesuai dengan jumlah kredit yang telah diberikan.
Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Penandatangan]
[Jabatan Penandatangan]
Catatan:
- Anda dapat menyesuaikan contoh surat debit note ini dengan kebutuhan Anda.
- Pastikan untuk mencantumkan informasi yang lengkap dan akurat.
- Simpan salinan surat debit note sebagai bukti.
Berikut beberapa hal penting yang perlu dipertimbangkan ketika membuat surat debit note:
- Kejelasan: Pastikan surat debit note mudah dipahami dan informasi yang diberikan jelas dan ringkas.
- Keakuratan: Pastikan informasi seperti nomor invoice, jumlah kredit, dan alasan kredit akurat.
- Profesionalitas: Gunakan bahasa formal dan tata bahasa yang baik.
- Kesopanan: Meskipun merupakan surat untuk mencantumkan kredit, tetaplah sopan dan profesional dalam penyampaiannya.
- Bukti: Simpan salinan surat debit note sebagai bukti bahwa kredit telah diberikan kepada pembeli.
Dengan membuat surat debit note yang baik, Anda dapat memastikan bahwa hubungan bisnis Anda dengan pembeli tetap terjalin dengan baik dan profesional.
