Contoh Surat Dokumen Logistik
Surat dokumen logistik merupakan surat resmi yang digunakan dalam alur logistik untuk mencatat dan mengkomunikasikan berbagai hal terkait dengan aktivitas logistik. Contoh surat dokumen logistik yang umum digunakan antara lain:
1. Surat Permintaan Barang (Purchase Order/PO)
Tujuan:
- Memberitahukan kepada pemasok tentang barang yang ingin dipesan.
- Mengatur jumlah, jenis, spesifikasi, dan harga barang yang dipesan.
- Menentukan tanggal pengiriman dan tempat pengiriman.
Isi:
- Nomor PO
- Nama pemesan dan alamat
- Nama pemasok dan alamat
- Tanggal pembuatan PO
- Daftar barang yang dipesan dengan detail spesifikasi, jumlah, dan harga
- Total harga
- Syarat pembayaran
- Tanggal pengiriman yang diinginkan
- Tempat pengiriman
Contoh:
[Nama Perusahaan] [Alamat Perusahaan] [Nomor Telepon]
Surat Permintaan Barang
Nomor: PO-001/2023 Tanggal: 10 Januari 2023
Kepada Yth. [Nama Pemasok] [Alamat Pemasok]
Perihal: Permintaan Barang
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami ingin memesan barang-barang berikut:
| No | Nama Barang | Spesifikasi | Jumlah | Harga Satuan | Total Harga |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Box Kardus | Ukuran 30x20x10 cm | 1000 pcs | Rp. 5.000,- | Rp. 5.000.000,- |
| 2 | Plastik Packing | Ukuran 20x30 cm | 2000 pcs | Rp. 1.000,- | Rp. 2.000.000,- |
Total: Rp. 7.000.000,-
Kami mohon agar pengiriman barang dilakukan paling lambat pada tanggal 20 Januari 2023 ke alamat kami di atas. Pembayaran akan dilakukan melalui transfer bank setelah barang diterima.
Demikian surat permintaan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Pemesan]
[Jabatan]
2. Surat Jalan
Tujuan:
- Mengakui pengiriman barang dari pengirim ke penerima.
- Mencatat detail barang yang dikirim, seperti jenis, jumlah, dan spesifikasi.
- Memberikan informasi tentang tanggal pengiriman dan nama penerima.
Isi:
- Nomor surat jalan
- Nama pengirim dan alamat
- Nama penerima dan alamat
- Tanggal pengiriman
- Daftar barang yang dikirim dengan detail jenis, jumlah, dan spesifikasi
- Total jumlah barang yang dikirim
- Nama sopir dan nomor kendaraan
- Tanda tangan pengirim
Contoh:
[Nama Perusahaan] [Alamat Perusahaan] [Nomor Telepon]
Surat Jalan
Nomor: SJ-001/2023 Tanggal: 12 Januari 2023
Kepada Yth. [Nama Penerima] [Alamat Penerima]
Perihal: Pengiriman Barang
Dengan hormat,
Melalui surat ini kami informasikan bahwa kami telah mengirimkan barang pesanan Anda dengan rincian sebagai berikut:
| No | Nama Barang | Spesifikasi | Jumlah |
|---|---|---|---|
| 1 | Box Kardus | Ukuran 30x20x10 cm | 1000 pcs |
| 2 | Plastik Packing | Ukuran 20x30 cm | 2000 pcs |
Total: 3000 pcs
Pengiriman barang dilakukan pada tanggal 12 Januari 2023 dengan menggunakan kendaraan [Nama Kendaraan] dengan nomor polisi [Nomor Polisi] yang dikemudikan oleh [Nama Sopir].
Demikian surat jalan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Pengirim]
[Jabatan]
3. Surat Bukti Penerimaan Barang
Tujuan:
- Memberikan bukti penerimaan barang oleh penerima kepada pengirim.
- Mencatat detail barang yang diterima, seperti jenis, jumlah, dan kondisi.
- Memberikan informasi tentang tanggal penerimaan dan nama penerima.
Isi:
- Nomor surat bukti penerimaan
- Nama pengirim dan alamat
- Nama penerima dan alamat
- Tanggal penerimaan
- Daftar barang yang diterima dengan detail jenis, jumlah, dan kondisi
- Total jumlah barang yang diterima
- Tanda tangan penerima
Contoh:
[Nama Perusahaan] [Alamat Perusahaan] [Nomor Telepon]
Surat Bukti Penerimaan Barang
Nomor: BPB-001/2023 Tanggal: 12 Januari 2023
Kepada Yth. [Nama Pengirim] [Alamat Pengirim]
Perihal: Bukti Penerimaan Barang
Dengan hormat,
Dengan ini kami terima barang pesanan dengan rincian sebagai berikut:
| No | Nama Barang | Spesifikasi | Jumlah | Kondisi |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Box Kardus | Ukuran 30x20x10 cm | 1000 pcs | Baik |
| 2 | Plastik Packing | Ukuran 20x30 cm | 2000 pcs | Baik |
Total: 3000 pcs
Demikian surat bukti penerimaan barang ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Penerima]
[Jabatan]
4. Surat Klaim
Tujuan:
- Memberitahukan kepada pemasok tentang ketidaksesuaian barang yang diterima.
- Menjelaskan detail ketidaksesuaian, seperti jenis, jumlah, dan penyebab.
- Meminta tindakan dari pemasok untuk mengatasi ketidaksesuaian.
Isi:
- Nomor surat klaim
- Nama penerima dan alamat
- Nama pemasok dan alamat
- Tanggal pembuatan surat klaim
- Detail ketidaksesuaian, seperti jenis, jumlah, dan penyebab
- Bukti ketidaksesuaian (foto, video)
- Tindakan yang diminta dari pemasok (penggantian, pengembalian, dll.)
Contoh:
[Nama Perusahaan] [Alamat Perusahaan] [Nomor Telepon]
Surat Klaim
Nomor: K-001/2023 Tanggal: 15 Januari 2023
Kepada Yth. [Nama Pemasok] [Alamat Pemasok]
Perihal: Klaim Ketidaksesuaian Barang
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami ingin mengajukan klaim atas ketidaksesuaian barang yang kami terima pada tanggal 12 Januari 2023 dengan nomor surat jalan SJ-001/2023.
Ketidaksesuaian barang tersebut adalah:
- 100 pcs Box Kardus dengan ukuran 30x20x10 cm mengalami kerusakan pada bagian sudut.
Kami lampirkan foto kerusakan sebagai bukti.
Kami mohon agar Anda dapat segera mengganti barang yang rusak tersebut dengan barang yang baru dan sesuai dengan spesifikasi yang dipesan.
Demikian surat klaim ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Penerima]
[Jabatan]
5. Surat Pengantar Dokumen
Tujuan:
- Memberikan informasi kepada penerima tentang dokumen yang dikirimkan.
- Mengatur alur pengiriman dokumen terkait dengan aktivitas logistik.
Isi:
- Nama pengirim dan alamat
- Nama penerima dan alamat
- Tanggal pengiriman
- Daftar dokumen yang dikirim
- Tujuan pengiriman dokumen
Contoh:
[Nama Perusahaan] [Alamat Perusahaan] [Nomor Telepon]
Surat Pengantar Dokumen
Nomor: SPD-001/2023 Tanggal: 16 Januari 2023
Kepada Yth. [Nama Penerima] [Alamat Penerima]
Perihal: Pengantar Dokumen
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami lampirkan dokumen terkait dengan pesanan barang dengan nomor PO-001/2023.
Daftar dokumen yang kami lampirkan:
- Surat Permintaan Barang (PO)
- Surat Jalan (SJ)
- Surat Bukti Penerimaan Barang (BPB)
Kami mohon agar Anda dapat memproses dokumen tersebut dengan segera.
Demikian surat pengantar dokumen ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Pengirim]
[Jabatan]
Catatan:
- Contoh surat di atas hanya sebagai panduan. Anda dapat menyesuaikan isi dan formatnya sesuai dengan kebutuhan.
- Pastikan informasi yang tercantum di dalam surat akurat dan lengkap.
- Gunakan bahasa yang formal dan mudah dipahami.
- Simpan salinan surat dokumen logistik untuk arsip.
Semoga contoh surat dokumen logistik ini bermanfaat.
