Contoh Surat Jalan Excel: Panduan Lengkap untuk Memudahkan Pencatatan Anda
Surat jalan merupakan dokumen penting dalam alur distribusi barang. Dokumen ini menjadi bukti pengiriman barang dari satu tempat ke tempat lain. Dalam dunia bisnis, proses pembuatan surat jalan seringkali dilakukan secara manual, yang dapat memakan waktu dan berpotensi menimbulkan kesalahan. Namun, dengan bantuan Microsoft Excel, Anda dapat membuat surat jalan dengan mudah dan efisien.
Berikut adalah contoh surat jalan dalam format Excel yang dapat Anda gunakan sebagai panduan:
1. Template Surat Jalan Excel
Anda dapat mengunduh template surat jalan di berbagai situs web atau membuat template Anda sendiri. Berikut adalah beberapa bagian penting yang harus ada dalam template surat jalan:
- Header:
- Nama Perusahaan: Nama perusahaan pengirim.
- Nomor Surat Jalan: Nomor unik untuk setiap surat jalan.
- Tanggal: Tanggal pembuatan surat jalan.
- Data Pengirim:
- Nama Pengirim: Nama lengkap atau nama perusahaan pengirim.
- Alamat Pengirim: Alamat lengkap pengirim.
- Data Penerima:
- Nama Penerima: Nama lengkap atau nama perusahaan penerima.
- Alamat Penerima: Alamat lengkap penerima.
- Data Barang:
- Nama Barang: Nama lengkap barang yang dikirim.
- Jumlah Barang: Jumlah barang yang dikirim dalam satuan tertentu.
- Satuan: Satuan barang yang dikirim (misalnya: kg, pcs, box).
- Keterangan: Informasi tambahan mengenai barang (misalnya: warna, model).
- Keterangan:
- Cara Pengiriman: Metode pengiriman (misalnya: kurir, ekspedisi, langsung).
- Kendaraan: Jenis dan nomor kendaraan yang digunakan untuk pengiriman.
- Nama Pengemudi: Nama lengkap pengemudi.
- Catatan:
- Catatan khusus mengenai pengiriman barang.
- Tanda Tangan:
- Tanda tangan pengirim.
- Tanda tangan penerima.
2. Contoh Template Surat Jalan Excel
Berikut adalah contoh template surat jalan Excel:
| Header |
Isi |
| Nama Perusahaan |
PT. XYZ |
| Nomor Surat Jalan |
SJ-001/2023 |
| Tanggal |
2023-08-01 |
| Data Pengirim |
Isi |
| Nama Pengirim |
PT. XYZ |
| Alamat Pengirim |
Jl. ABC No. 123, Jakarta |
| Data Penerima |
Isi |
| Nama Penerima |
PT. DEF |
| Alamat Penerima |
Jl. GHI No. 456, Bandung |
| Data Barang |
Isi |
| Nama Barang |
Handphone |
| Jumlah Barang |
100 |
| Satuan |
Unit |
| Keterangan |
Warna Hitam, Model A |
| Keterangan |
Isi |
| Cara Pengiriman |
Kurir |
| Kendaraan |
Mobil Box |
| Nama Pengemudi |
John Doe |
| Catatan |
Isi |
|
Barang diterima dalam kondisi baik |
| Tanda Tangan |
|
| Pengirim |
|
| Penerima |
|
3. Keuntungan Menggunakan Surat Jalan Excel
- Kemudahan Penggunaan: Template Excel mudah dipahami dan digunakan.
- Otomatisasi Data: Anda dapat menggunakan rumus dan fungsi Excel untuk mempermudah perhitungan dan pengisian data secara otomatis.
- Efisiensi Waktu: Proses pembuatan surat jalan menjadi lebih cepat dan efisien.
- Data Terpusat: Semua data surat jalan tersimpan dalam satu file Excel, sehingga mudah diakses dan dikelola.
- Kemudahan Pencetakan: Anda dapat mencetak surat jalan dengan mudah menggunakan printer.
4. Tips Menggunakan Surat Jalan Excel
- Pilih template yang sesuai: Pilih template yang sesuai dengan kebutuhan dan alur bisnis Anda.
- Lengkapi data dengan benar: Pastikan semua data yang diisi benar dan lengkap.
- Gunakan rumus dan fungsi Excel: Gunakan rumus dan fungsi Excel untuk mempermudah perhitungan dan pengisian data secara otomatis.
- Simpan data secara berkala: Simpan data surat jalan secara berkala untuk menghindari kehilangan data.
- Buat backup data: Buat backup data surat jalan secara berkala untuk menghindari kehilangan data.
Kesimpulan
Membuat surat jalan dengan Excel dapat meningkatkan efisiensi dan mengurangi kesalahan dalam proses distribusi barang. Dengan menggunakan template dan tips yang telah dijelaskan di atas, Anda dapat membuat surat jalan dengan mudah dan profesional.
