Contoh Surat Korespondensi Bisnis PDF
Surat korespondensi bisnis merupakan alat penting dalam berkomunikasi secara resmi dengan pihak lain, baik internal maupun eksternal perusahaan. Surat-surat ini biasanya digunakan untuk menyampaikan informasi, permintaan, klarifikasi, keluhan, atau tawaran terkait bisnis. Agar lebih mudah dipahami dan disimpan, surat korespondensi bisnis seringkali dibuat dalam format PDF (Portable Document Format).
Berikut beberapa contoh surat korespondensi bisnis dalam format PDF:
1. Surat Permintaan Penawaran (SPPH)
Tujuan: Mengajukan permintaan kepada pemasok untuk memberikan penawaran harga atas barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan.
Isi:
- Identitas perusahaan pemohon
- Identitas perusahaan pemasok
- Barang atau jasa yang diinginkan
- Spesifikasi dan jumlah barang/jasa
- Waktu pengiriman atau penyelesaian
- Syarat dan ketentuan lainnya
Contoh Format:
[Gambar: Surat Permintaan Penawaran]
2. Surat Penawaran
Tujuan: Mengajukan penawaran atas barang atau jasa yang diminta oleh pihak lain.
Isi:
- Identitas perusahaan pemberi penawaran
- Identitas perusahaan penerima penawaran
- Deskripsi barang atau jasa yang ditawarkan
- Harga dan syarat pembayaran
- Jangka waktu pengiriman atau penyelesaian
- Ketentuan dan garansi
Contoh Format:
[Gambar: Surat Penawaran]
3. Surat Pemesanan Barang
Tujuan: Menginformasikan kepada pemasok bahwa perusahaan memesan barang tertentu.
Isi:
- Identitas perusahaan pemesan
- Identitas perusahaan pemasok
- Nomor dan tanggal pemesanan
- Daftar barang yang dipesan
- Spesifikasi dan jumlah barang
- Waktu pengiriman
- Syarat pembayaran
Contoh Format:
[Gambar: Surat Pemesanan Barang]
4. Surat Klaim
Tujuan: Mengajukan klaim kepada pihak lain terkait kesalahan, kerusakan, atau kekurangan barang atau jasa yang telah dipesan atau diterima.
Isi:
- Identitas perusahaan pengirim klaim
- Identitas perusahaan penerima klaim
- Deskripsi barang atau jasa yang bermasalah
- Alasan klaim
- Tuntutan atau permintaan penyelesaian
Contoh Format:
[Gambar: Surat Klaim]
5. Surat Tagihan
Tujuan: Menginformasikan kepada pihak lain tentang tagihan atas barang atau jasa yang telah diterima atau dipesan.
Isi:
- Identitas perusahaan pengirim tagihan
- Identitas perusahaan penerima tagihan
- Nomor dan tanggal tagihan
- Rincian tagihan
- Total tagihan
- Jangka waktu pembayaran
Contoh Format:
[Gambar: Surat Tagihan]
Catatan:
- Contoh format surat di atas hanya contoh dasar dan dapat diubah sesuai kebutuhan dan jenis surat korespondensi.
- Pastikan untuk menyertakan tanda tangan dan stempel perusahaan pada surat yang dikeluarkan.
- Penggunaan bahasa formal dan profesional dalam surat korespondensi bisnis sangat penting.
- Gunakan software pengolah kata atau editor PDF untuk membuat dan mengedit surat korespondensi bisnis.
Dengan menggunakan format PDF, surat korespondensi bisnis dapat disimpan dan dibagikan dengan mudah, serta memastikan bahwa format dan isi surat tetap terjaga kualitasnya.
