Contoh Surat Korespondensi Bisnis yang Paling Sering Digunakan dalam Organisasi
Surat korespondensi bisnis merupakan alat komunikasi tertulis yang sangat penting dalam dunia bisnis. Melalui surat ini, berbagai hal dapat disampaikan secara resmi, mulai dari permintaan, penawaran, hingga keluhan. Berikut beberapa contoh surat korespondensi bisnis yang paling sering digunakan dalam organisasi:
1. Surat Permintaan (Purchase Order)
Tujuan: Meminta barang atau jasa kepada supplier.
Isi:
- Nama dan alamat perusahaan pemesan.
- Nama dan alamat supplier.
- Tanggal permintaan.
- Nomor surat permintaan.
- Daftar barang atau jasa yang diminta beserta spesifikasinya (jumlah, jenis, harga).
- Syarat pembayaran.
- Tanggal pengiriman.
Contoh Kalimat:
- "Dengan surat ini, kami memohon Bapak/Ibu untuk mengirimkan..."
- "Kami mohon agar barang/jasa tersebut dapat dikirimkan paling lambat pada tanggal..."
- "Pembayaran atas barang/jasa ini akan dilakukan sesuai dengan..."
2. Surat Penawaran (Quotation)
Tujuan: Menawarkan barang atau jasa kepada calon pembeli.
Isi:
- Nama dan alamat perusahaan.
- Nama dan alamat calon pembeli.
- Tanggal penawaran.
- Nomor surat penawaran.
- Daftar barang atau jasa yang ditawarkan beserta spesifikasinya (jumlah, jenis, harga).
- Syarat pembayaran.
- Masa berlaku penawaran.
Contoh Kalimat:
- "Dengan hormat, kami menawarkan..."
- "Kami berharap penawaran ini dapat diterima dan menjadi dasar untuk..."
- "Penawaran ini berlaku hingga..."
3. Surat Konfirmasi Pemesanan (Order Confirmation)
Tujuan: Memastikan pesanan barang atau jasa yang telah disetujui oleh pembeli.
Isi:
- Nama dan alamat perusahaan.
- Nama dan alamat pembeli.
- Tanggal konfirmasi.
- Nomor konfirmasi.
- Rincian pesanan (barang atau jasa, jumlah, harga).
- Syarat pembayaran.
- Tanggal pengiriman.
Contoh Kalimat:
- "Dengan surat ini, kami konfirmasikan pesanan Anda..."
- "Pembayaran atas pesanan ini dapat dilakukan dengan..."
- "Kami akan mengirimkan barang/jasa tersebut pada..."
4. Surat Pengaduan (Complaint Letter)
Tujuan: Mengadukan masalah terkait barang atau jasa yang diterima.
Isi:
- Nama dan alamat perusahaan pengadu.
- Nama dan alamat perusahaan yang dituju.
- Tanggal surat.
- Nomor surat.
- Uraian jelas mengenai masalah yang dihadapi.
- Solusi yang diharapkan.
Contoh Kalimat:
- "Dengan hormat, kami ingin menyampaikan keluhan terkait..."
- "Kami berharap pihak Bapak/Ibu dapat memberikan solusi..."
- "Terima kasih atas perhatian dan tindakan selanjutnya."
5. Surat Tagihan (Invoice)
Tujuan: Meminta pembayaran atas barang atau jasa yang telah diterima pembeli.
Isi:
- Nama dan alamat perusahaan.
- Nomor invoice.
- Tanggal invoice.
- Nama dan alamat pembeli.
- Daftar barang atau jasa yang dipesan.
- Jumlah yang harus dibayarkan.
- Syarat pembayaran.
Contoh Kalimat:
- "Terima kasih atas pesanan Anda. Berikut invoice untuk pembayaran..."
- "Pembayaran dapat dilakukan melalui..."
- "Kami mohon untuk segera melakukan pembayaran..."
6. Surat Undangan (Invitation Letter)
Tujuan: Mengundang pihak tertentu untuk menghadiri suatu acara.
Isi:
- Nama dan alamat perusahaan penyelenggara.
- Nama dan alamat pihak yang diundang.
- Tanggal dan waktu acara.
- Tempat acara.
- Tujuan acara.
- Atribut pakaian yang disarankan (jika ada).
Contoh Kalimat:
- "Dengan hormat, kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri..."
- "Acara ini akan diselenggarakan pada..."
- "Kami berharap kehadiran Bapak/Ibu dapat menambah..."
Kesimpulan
Surat korespondensi bisnis merupakan alat komunikasi formal yang sangat penting dalam menjalankan aktivitas bisnis. Memahami contoh surat korespondensi bisnis yang paling sering digunakan dalam organisasi dapat memudahkan dalam proses komunikasi, memperjelas informasi, dan membangun hubungan yang baik dengan mitra bisnis.
