Contoh Surat Mail Merge
Mail merge adalah fitur yang memungkinkan Anda untuk membuat surat, label, amplop, atau dokumen lainnya secara massal dengan menggunakan data dari sumber data, seperti spreadsheet atau database. Fitur ini sangat berguna untuk mengirim surat yang dipersonalisasi kepada banyak penerima sekaligus.
Berikut ini adalah contoh surat mail merge yang bisa Anda gunakan sebagai referensi:
Surat Undangan Pertemuan
Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Penerima]
[Jabatan Penerima]
[Perusahaan Penerima]
Di tempat
Perihal: Undangan Pertemuan
Dengan hormat,
Berkenaan dengan [Tujuan Pertemuan], kami bermaksud mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri pertemuan yang akan diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal : [Hari, Tanggal]
Waktu : [Jam]
Tempat : [Lokasi]
Agenda :
- [Agenda 1]
- [Agenda 2]
- [Agenda 3]
Kami harap Bapak/Ibu dapat hadir pada pertemuan tersebut. Mohon konfirmasi kehadiran Bapak/Ibu kepada kami paling lambat [Tanggal] melalui telepon [Nomor Telepon] atau email [Alamat Email].
Demikian surat undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Pengirim]
[Jabatan Pengirim]
[Perusahaan Pengirim]
Catatan:
- Anda perlu mengganti bagian yang diapit tanda kurung siku ([...]) dengan informasi yang sesuai dengan penerima.
- Anda dapat menambahkan field merge lainnya, seperti alamat, nomor telepon, dan email penerima, untuk mempersonalisasi surat.
- Anda juga dapat menggunakan format surat resmi lainnya sesuai kebutuhan.
Langkah-langkah Mail Merge:
- Buat dokumen surat. Gunakan program pengolah kata seperti Microsoft Word.
- Tambahkan field merge. Gunakan menu "Mailings" -> "Insert Merge Field" untuk menambahkan field merge yang akan diisi dengan data dari sumber data.
- Buat sumber data. Anda dapat menggunakan spreadsheet seperti Microsoft Excel atau database seperti Access.
- Hubungkan dokumen surat dan sumber data. Gunakan menu "Mailings" -> "Select Recipients" untuk memilih sumber data.
- Preview dan selesaikan. Gunakan menu "Mailings" -> "Preview Results" untuk melihat hasil merge sebelum mencetak atau mengirim surat.
- Cetak atau kirim surat. Gunakan menu "Mailings" -> "Finish & Merge" untuk mencetak atau mengirim surat ke penerima.
Semoga contoh dan langkah-langkah di atas membantu Anda dalam membuat surat mail merge.
