Contoh Surat Mandat Organisasi
Surat mandat organisasi merupakan surat resmi yang diberikan oleh suatu organisasi kepada perwakilannya untuk melakukan suatu tindakan atau kegiatan tertentu. Surat ini berisi pernyataan tertulis yang memberikan wewenang kepada perwakilan tersebut untuk bertindak atas nama organisasi.
Berikut contoh surat mandat organisasi:
SURAT MANDAT
Nomor: 001/SM/ORG/2023
Perihal: Mandat untuk Mengikuti Rapat Koordinasi
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : [Nama Ketua Organisasi] Jabatan : Ketua [Nama Organisasi] Alamat : [Alamat Organisasi] Nomor HP : [Nomor HP Ketua]
Dengan ini memberikan mandat kepada:
Nama : [Nama Perwakilan] Jabatan : [Jabatan Perwakilan] Alamat : [Alamat Perwakilan] Nomor HP : [Nomor HP Perwakilan]
Untuk mengikuti Rapat Koordinasi [Nama Acara] yang akan diselenggarakan pada:
- Tanggal : [Tanggal Rapat]
- Waktu : [Waktu Rapat]
- Tempat : [Tempat Rapat]
Kewenangan yang diberikan:
- Menjadi perwakilan [Nama Organisasi] dalam rapat koordinasi.
- Membahas dan memberikan masukan terkait [Topik pembahasan rapat].
- Menandatangani berita acara rapat.
Surat mandat ini berlaku untuk satu kali pertemuan.
Demikian surat mandat ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Hormat kami,
[Nama Ketua Organisasi]
Ketua [Nama Organisasi]
Catatan:
- Surat mandat ini dapat diubah sesuai dengan kebutuhan organisasi.
- Pastikan informasi dalam surat mandat sudah lengkap dan akurat.
- Simpan salinan surat mandat sebagai bukti.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat mandat organisasi:
- Tujuan Pemberian Mandat: Jelaskan secara jelas tujuan pemberian mandat kepada perwakilan, contohnya untuk mengikuti rapat, seminar, atau mewakili organisasi dalam suatu acara.
- Wewenang Perwakilan: Uraikan secara rinci kewenangan yang diberikan kepada perwakilan, seperti hak untuk berbicara, memberikan suara, atau menandatangani dokumen.
- Durasi Berlaku Mandat: Tentukan durasi waktu berlaku surat mandat, contohnya untuk satu kali pertemuan, untuk jangka waktu tertentu, atau hingga tugas selesai.
- Penandatanganan Surat Mandat: Surat mandat harus ditandatangani oleh pejabat berwenang di organisasi, seperti ketua, sekretaris, atau bendahara.
Tips:
- Sertakan stempel organisasi pada surat mandat.
- Buat surat mandat dengan menggunakan bahasa yang formal dan mudah dipahami.
- Simpan salinan surat mandat sebagai arsip organisasi.
Dengan menggunakan surat mandat, organisasi dapat memberikan wewenang kepada perwakilannya untuk bertindak secara resmi atas nama organisasi. Hal ini dapat mempermudah dan memperlancar kegiatan organisasi, serta memberikan legalitas bagi perwakilan yang ditunjuk.
