Contoh Surat Masal Mail Merge

Brainly

4 min read

·

Oct 02, 2024

29

Share

Contoh Surat Masal dengan Mail Merge di Microsoft Word

Mail merge adalah fitur di Microsoft Word yang memungkinkan Anda untuk membuat surat, label, amplop, dan dokumen lainnya secara massal dengan menggunakan data dari sumber data seperti spreadsheet Excel.

Berikut ini contoh surat masal yang dibuat menggunakan mail merge di Microsoft Word:

Langkah 1: Menyiapkan Data

1. Buat Spreadsheet Excel:

   • Buat spreadsheet Excel dengan kolom yang berisi data penerima surat.
   • Contohnya: Nama, Alamat, Kota, Kode Pos, Jabatan.
   • Isi spreadsheet dengan data penerima surat.

2. Simpan Spreadsheet:

   • Simpan spreadsheet Excel dengan nama yang mudah diingat, misalnya DataPenerima.xlsx.

Langkah 2: Membuat Surat Master

1. Buka Microsoft Word:
   • Buka dokumen baru di Microsoft Word.
   • Tulis isi surat yang akan dikirim.
   • Tambahkan field merge:
     • Klik tab Mailings -> Insert Merge Field.
     • Pilih field merge yang sesuai dengan kolom di spreadsheet Excel (misalnya: Nama, Alamat, Kota, dll.).
     • Setiap field merge akan ditandai dengan tanda kurung kurawal, misalnya {Nama}.

Contoh Surat Master:

Kepada Yth. {Nama}
{Jabatan}
di {Kota}

Perihal: Undangan Pertemuan

Dengan hormat,

Melalui surat ini, kami ingin mengundang Bapak/Ibu/Saudara/i untuk menghadiri pertemuan [nama acara] yang akan diselenggarakan pada:

Hari/Tanggal: [hari, tanggal]
Waktu: [jam]
Tempat: [tempat]

Acara ini akan membahas tentang [topik acara].

Kami mohon konfirmasi kehadiran Bapak/Ibu/Saudara/i paling lambat [tanggal] melalui [kontak].

Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Nama Perusahaan]

Langkah 3: Melakukan Mail Merge

1. Pilih penerima:

   • Klik tab Mailings -> Start Mail Merge -> Step-by-Step Mail Merge Wizard.
   • Pilih Letters -> Next: Starting document.
   • Pilih Use the current document -> Next: Select recipients.
   • Klik Use an Existing List -> Browse.
   • Pilih file spreadsheet Excel DataPenerima.xlsx -> Open.

2. Tulis surat:

   • Klik Next: Write your letter.
   • Periksa kembali layout surat dan pastikan field merge sudah terisi dengan benar.

3. Preview dan cetak:

   • Klik Next: Preview your letters.
   • Periksa hasil surat untuk setiap penerima.
   • Klik Next: Complete the merge.
   • Pilih Edit individual documents -> Next: Finish & Merge.
   • Pilih Print documents untuk mencetak surat.

Hasil Akhir

Dengan langkah-langkah di atas, Anda akan mendapatkan sejumlah surat yang telah dipersonalisasi sesuai dengan data penerima di spreadsheet Excel.

Tips:

• Anda dapat menggunakan template surat yang sudah ada di Microsoft Word untuk membuat surat master.
• Pastikan field merge di surat master sesuai dengan kolom di spreadsheet Excel.
• Lakukan preview sebelum mencetak surat untuk memastikan hasil yang benar.

Dengan memanfaatkan fitur mail merge, Anda dapat membuat surat masal yang lebih efisien dan terpersonalisasi.