Contoh Surat Masuk dan Surat Keluar Sekolah
Surat merupakan salah satu media komunikasi resmi yang penting dalam kegiatan administrasi sekolah. Surat masuk dan surat keluar memiliki peranan yang berbeda dalam alur administrasi sekolah.
Surat Masuk
Surat masuk adalah surat yang diterima oleh sekolah dari pihak luar, baik dari instansi pemerintah, lembaga pendidikan, orang tua siswa, maupun pihak lainnya. Surat masuk berisi berbagai macam informasi, seperti:
- Informasi tentang kegiatan sekolah, misalnya undangan rapat, pemberitahuan kegiatan, dan lain sebagainya.
- Permohonan, misalnya permohonan izin belajar, permohonan beasiswa, dan lain sebagainya.
- Laporan, misalnya laporan hasil kegiatan, laporan keuangan, dan lain sebagainya.
- Surat resmi lainnya, misalnya surat rekomendasi, surat keterangan, dan lain sebagainya.
Contoh Surat Masuk
Berikut contoh surat masuk dari Dinas Pendidikan:
Surat Masuk
Nomor : 001/DIKNAS/2023
Perihal : Undangan Rapat Koordinasi
Kepada Yth.
Kepala Sekolah SMA Negeri 1 Jakarta
Di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan rencana pelaksanaan Rapat Koordinasi Peningkatan Mutu Pendidikan di wilayah DKI Jakarta, dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri Rapat Koordinasi yang akan dilaksanakan pada:
- Hari, Tanggal: Senin, 10 Juli 2023
- Waktu: 09.00 WIB - 12.00 WIB
- Tempat: Aula Dinas Pendidikan Provinsi DKI Jakarta
Rapat Koordinasi ini akan membahas mengenai strategi peningkatan mutu pendidikan di wilayah DKI Jakarta, serta rencana program dan kegiatan yang akan dilaksanakan dalam tahun ajaran 2023/2024.
Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Kepala Dinas Pendidikan Provinsi DKI Jakarta
ttd
Nama
Surat Keluar
Surat keluar adalah surat yang dikeluarkan oleh sekolah untuk dikirim ke pihak luar, baik ke instansi pemerintah, lembaga pendidikan, orang tua siswa, maupun pihak lainnya. Surat keluar berisi berbagai macam informasi, seperti:
- Informasi tentang kegiatan sekolah, misalnya laporan kegiatan, pengumuman, dan lain sebagainya.
- Permohonan, misalnya permohonan izin belajar, permohonan bantuan, dan lain sebagainya.
- Surat resmi lainnya, misalnya surat rekomendasi, surat keterangan, dan lain sebagainya.
Contoh Surat Keluar
Berikut contoh surat keluar dari sekolah untuk orang tua siswa:
Surat Keluar
Nomor : 002/SMA/2023
Perihal : Pemberitahuan Libur Semester Ganjil
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Siswa
SMA Negeri 1 Jakarta
Di Tempat
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami sampaikan bahwa SMA Negeri 1 Jakarta akan mengadakan libur semester ganjil tahun ajaran 2023/2024, dengan rincian sebagai berikut:
- Mulai: Senin, 17 Juli 2023
- Selesai: Minggu, 30 Juli 2023
Selama masa libur, kami mohon agar Bapak/Ibu dapat membimbing putra/putrinya untuk tetap belajar dan melakukan kegiatan yang positif. Kami juga menghimbau agar Bapak/Ibu untuk menjaga kesehatan putra/putrinya selama masa libur.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Kepala Sekolah
SMA Negeri 1 Jakarta
ttd
Nama
Penanganan Surat Masuk dan Keluar
Penanganan surat masuk dan keluar di sekolah harus dilakukan secara sistematis dan tertib. Berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan:
- Menerima surat: Surat masuk harus diterima dengan baik dan dicatat dalam buku register surat masuk.
- Menyerahkan surat: Surat masuk harus segera diserahkan kepada pihak yang berwenang untuk ditindaklanjuti.
- Menjawab surat: Surat keluar harus dibuat dengan benar dan dikirimkan kepada pihak yang dituju.
- Menerima surat keluar: Surat keluar harus dicatat dalam buku register surat keluar.
- Arsip surat: Surat masuk dan keluar harus diarsips dengan baik dan sistematis.
Kesimpulan
Surat masuk dan surat keluar merupakan bagian penting dalam kegiatan administrasi sekolah. Penanganan surat yang baik akan membantu kelancaran proses administrasi sekolah dan meningkatkan efisiensi kerja.
