Contoh Surat Menggunakan Mail Merge
Mail merge merupakan fitur yang sangat berguna dalam Microsoft Word untuk membuat surat massal dengan personalisasi. Fitur ini memungkinkan Anda untuk menggabungkan data dari sumber eksternal, seperti spreadsheet Excel, dengan template surat Anda.
Berikut adalah contoh surat menggunakan mail merge yang akan dikirimkan kepada beberapa penerima:
Template Surat (Dokumen Word)
**[Nama Perusahaan]**
**[Alamat Perusahaan]**
**[Nomor Telepon]**
**[Email Perusahaan]**
**[Tanggal]**
**Kepada Yth.**
**[Nama Penerima]**
**[Alamat Penerima]**
**Perihal : [Perihal Surat]**
Dengan hormat,
[Isi Surat]
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
**[Nama Perusahaan]**
**[Nama Pengirim]**
Data Penerima (Spreadsheet Excel)
| Nama Penerima | Alamat Penerima | Perihal Surat |
|---|---|---|
| Budi Setiawan | Jl. Raya Bandung No. 10 | Permohonan Informasi |
| Anita Rahmawati | Jl. Sudirman No. 5 | Undangan Seminar |
| Dedi Supriyanto | Jl. Gatot Subroto No. 20 | Pengumuman Event |
Langkah-langkah Mail Merge:
- Buka template surat Anda di Microsoft Word.
- Klik tab "Mailings" pada menu ribbon.
- Klik "Start Mail Merge" dan pilih "Step-by-Step Mail Merge Wizard".
- Pilih "Letters" sebagai jenis dokumen yang ingin dibuat.
- Klik "Use an Existing List".
- Pilih spreadsheet Excel yang berisi data penerima.
- Pilih kolom yang ingin digabungkan dengan template surat, seperti "Nama Penerima", "Alamat Penerima", dan "Perihal Surat".
- Klik "Next: Write Your Letter" dan tambahkan field merge ke dalam template surat.
- Klik "Next: Preview Your Letters" untuk melihat preview surat.
- Klik "Next: Complete the Merge" untuk menyelesaikan proses mail merge.
- Pilih "Edit Individual Documents" untuk mengedit setiap surat secara manual.
- Pilih "Print Documents" untuk mencetak surat.
Catatan:
- Anda dapat mengubah format dan desain template surat sesuai kebutuhan.
- Pastikan data di spreadsheet Excel sesuai dengan kolom yang ingin digabungkan.
- Anda dapat menyimpan hasil mail merge dalam berbagai format, seperti PDF, Word, dan lainnya.
Dengan menggunakan mail merge, Anda dapat membuat surat massal dengan mudah dan efisien. Fitur ini sangat berguna untuk mengirim surat kepada pelanggan, klien, atau karyawan.
