Cara Membuat Nomor Surat Resmi Beserta Contohnya
Surat resmi merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis yang penting dalam berbagai instansi, baik pemerintahan maupun swasta. Agar surat resmi dapat diterima dengan baik dan mudah diidentifikasi, diperlukan penomoran surat yang benar dan sesuai dengan aturan yang berlaku.
Berikut langkah-langkah cara membuat nomor surat resmi dan contohnya:
1. Memahami Struktur Nomor Surat Resmi
Nomor surat resmi umumnya terdiri dari beberapa bagian, antara lain:
- Kode Instansi: Kode yang menunjukkan identitas instansi atau lembaga yang mengeluarkan surat.
- Tahun Surat: Tahun pembuatan surat.
- Nomor Urut: Nomor urut surat yang dikeluarkan pada tahun tersebut.
- Kode Klasifikasi: Kode yang menunjukkan jenis atau kategori surat.
2. Menentukan Kode Instansi
Kode instansi merupakan bagian pertama dari nomor surat resmi. Kode ini biasanya ditentukan oleh masing-masing instansi dan dapat berupa singkatan nama instansi, kode wilayah, atau kode lainnya.
Contoh:
- KODE INSTANSI: KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
- KODE INSTANSI: DISDIKBUD KABUPATEN BANDUNG
- KODE INSTANSI: PT. ABC INDONESIA
3. Menentukan Tahun Surat
Tahun surat merupakan bagian kedua dari nomor surat resmi. Tahun surat ditulis dengan angka, misalnya 2023.
Contoh:
- TAHUN SURAT: 2023
4. Menentukan Nomor Urut
Nomor urut merupakan bagian ketiga dari nomor surat resmi. Nomor urut menunjukkan urutan surat yang dikeluarkan pada tahun tersebut. Nomor urut ditulis dengan angka dan diawali dengan angka 0 (nol) jika jumlah digitnya kurang dari tiga.
Contoh:
- NOMOR URUT: 001
- NOMOR URUT: 123
- NOMOR URUT: 567
5. Menentukan Kode Klasifikasi
Kode klasifikasi merupakan bagian keempat dari nomor surat resmi. Kode klasifikasi menunjukkan jenis atau kategori surat. Kode klasifikasi dapat berupa singkatan atau kode angka.
Contoh:
- KODE KLASIFIKASI: SURAT EDARAN (SE)
- KODE KLASIFIKASI: SURAT KEPUTUSAN (SK)
- KODE KLASIFIKASI: SURAT PERMOHONAN (SP)
6. Contoh Nomor Surat Resmi
Berikut contoh nomor surat resmi berdasarkan struktur yang telah dijelaskan:
Contoh 1:
- KODE INSTANSI: DISDIKBUD KABUPATEN BANDUNG
- TAHUN SURAT: 2023
- NOMOR URUT: 001
- KODE KLASIFIKASI: SE
Nomor Surat: DISDIKBUD KABUPATEN BANDUNG/001/SE/2023
Contoh 2:
- KODE INSTANSI: PT. ABC INDONESIA
- TAHUN SURAT: 2023
- NOMOR URUT: 123
- KODE KLASIFIKASI: SP
Nomor Surat: PT. ABC INDONESIA/123/SP/2023
7. Penempatan Nomor Surat
Nomor surat resmi umumnya ditempatkan di bagian kepala surat, tepat di bawah identitas pengirim surat.
8. Tips Tambahan
- Pastikan nomor surat resmi mudah dibaca dan dipahami.
- Gunakan font yang jelas dan ukuran font yang sesuai.
- Gunakan spasi yang cukup antar bagian nomor surat.
Dengan memahami struktur dan cara membuat nomor surat resmi, Anda dapat membuat surat resmi yang benar dan mudah diidentifikasi.
