Cara Menggunakan Surat Rujukan
Surat rujukan adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh satu instansi kepada instansi lain untuk keperluan tertentu, seperti:
- Permohonan informasi: Untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan dari instansi penerima.
- Permohonan bantuan: Untuk meminta bantuan dari instansi penerima dalam menyelesaikan suatu masalah.
- Pengaduan: Untuk melaporkan suatu permasalahan yang terjadi di instansi pengirim kepada instansi penerima.
- Pengantar: Untuk memperkenalkan seseorang atau suatu hal kepada instansi penerima.
Berikut langkah-langkah dalam menggunakan surat rujukan:
1. Menentukan Isi Surat Rujukan
Sebelum menulis surat, tentukan terlebih dahulu tujuan dan isi surat rujukan yang ingin disampaikan. Pastikan informasi yang dicantumkan dalam surat jelas, lengkap, dan mudah dipahami.
2. Menyusun Isi Surat Rujukan
Bagian-bagian utama dalam surat rujukan:
- Kop surat: Berisi identitas instansi pengirim surat, seperti nama instansi, alamat, nomor telepon, dan email.
- Nomor dan tanggal surat: Berisi nomor surat dan tanggal pembuatan surat.
- Perihal: Berisi pokok permasalahan yang ingin disampaikan dalam surat.
- Lampiran: Mencantumkan daftar lampiran yang dilampirkan dalam surat.
- Alamat instansi penerima: Berisi identitas instansi penerima surat, seperti nama instansi, alamat, nomor telepon, dan email.
- Salam pembuka: Mencantumkan salam pembuka, seperti "Kepada Yth. Bapak/Ibu..." atau "Kepada Yth. Saudara/Saudari...".
- Isi surat: Berisi penjelasan mengenai tujuan dan isi surat rujukan yang ingin disampaikan.
- Salam penutup: Mencantumkan salam penutup, seperti "Hormat kami," atau "Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih."
- Nama dan tanda tangan: Berisi nama dan tanda tangan pejabat yang berwenang dari instansi pengirim.
3. Menyertakan Lampiran
Lampiran merupakan dokumen pendukung yang melengkapi isi surat rujukan, seperti:
- Surat permohonan
- Dokumen terkait
- Data dan informasi pendukung
Pastikan lampiran yang disertakan relevan dengan isi surat rujukan dan mudah dipahami.
4. Mengirimkan Surat Rujukan
Surat rujukan dapat dikirimkan melalui:
- Kiriman pos: Gunakan jasa pengiriman pos yang terpercaya.
- Kurier: Gunakan jasa kurir yang dapat menjamin ketepatan waktu pengiriman.
- Email: Kirimkan surat rujukan dalam format PDF ke alamat email instansi penerima.
5. Menindaklanjuti Surat Rujukan
Setelah mengirimkan surat rujukan, pantau perkembangannya dan tindaklanjuti dengan menghubungi instansi penerima. Hal ini dilakukan untuk memastikan surat rujukan diterima dan diproses dengan baik.
Tips Tambahan
- Gunakan bahasa resmi dan formal dalam surat rujukan.
- Pastikan informasi yang dicantumkan dalam surat akurat dan mudah dipahami.
- Perhatikan tata bahasa dan ejaan dalam menulis surat rujukan.
- Simpan salinan surat rujukan untuk arsip.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat menggunakan surat rujukan dengan efektif dan efisien.
