Ciri-Ciri Surat Resmi dan Contohnya
Surat resmi merupakan surat yang dibuat untuk keperluan resmi, baik untuk instansi pemerintah maupun swasta. Surat resmi memiliki ciri-ciri khusus yang membedakannya dengan surat pribadi. Berikut adalah beberapa ciri-ciri surat resmi:
1. Memiliki Kepala Surat
Surat resmi selalu memiliki kepala surat yang berisi identitas pengirim surat. Kepala surat biasanya memuat:
- Nama Instansi/Lembaga/Perusahaan: Nama lengkap instansi, lembaga, atau perusahaan yang mengirimkan surat.
- Logo Instansi/Lembaga/Perusahaan: Logo resmi dari instansi, lembaga, atau perusahaan.
- Alamat Lengkap: Alamat lengkap instansi, lembaga, atau perusahaan.
- Nomor Telepon: Nomor telepon kantor atau bagian terkait.
- Nomor Faksimili: Nomor faksimili (jika ada).
- Alamat Email: Alamat email resmi instansi, lembaga, atau perusahaan.
2. Memiliki Nomor Surat
Surat resmi memiliki nomor surat yang unik dan berfungsi sebagai identifikasi. Nomor surat biasanya terdiri dari:
- Kode Instansi/Lembaga/Perusahaan: Kode yang menunjukkan instansi, lembaga, atau perusahaan pengirim surat.
- Tahun Surat: Tahun pembuatan surat.
- Nomor Urut Surat: Nomor urut surat dalam tahun tersebut.
3. Memiliki Tanggal Surat
Surat resmi harus mencantumkan tanggal pembuatan surat. Tanggal surat ditulis dengan format yang baku, yaitu hari, tanggal bulan tahun.
4. Memiliki Lampiran (Jika Ada)
Jika surat resmi berisi lampiran, maka harus dicantumkan jumlah lampiran pada bagian bawah surat.
5. Memiliki Perihal
Perihal surat berisi tentang pokok pembahasan surat. Perihal harus singkat, jelas, dan spesifik.
6. Memiliki Salam Pembuka
Salam pembuka pada surat resmi biasanya menggunakan frasa "Kepada Yth." diikuti dengan jabatan dan nama penerima surat.
7. Memiliki Isi Surat
Isi surat berisi informasi yang ingin disampaikan kepada penerima surat. Isi surat harus ditulis secara resmi, jelas, dan mudah dipahami.
8. Memiliki Salam Penutup
Salam penutup pada surat resmi biasanya menggunakan frasa "Hormat Kami" atau "Demikianlah surat ini kami sampaikan".
9. Memiliki Tanda Tangan dan Nama Terang
Surat resmi harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang dengan nama terang di bawah tanda tangan.
10. Memiliki Stempel (Jika Ada)
Surat resmi dari instansi pemerintah biasanya dilengkapi dengan stempel resmi instansi.
Contoh Surat Resmi
Berikut contoh surat resmi dari sebuah perusahaan:
[Kepala Surat]
PT. Cahaya Indonesia
Jl. Sudirman No. 123, Jakarta
Telp: (021) 1234567
Fax: (021) 1234568
Email: [email protected]
[Nomor Surat]
SURAT/PT.CI/001/I/2023
[Tanggal Surat]
Jakarta, 10 Januari 2023
[Lampiran]
-
[Perihal]
Permohonan Informasi
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan
PT. Mitra Sejahtera
Jl. Gatot Subroto No. 456, Jakarta
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami PT. Cahaya Indonesia ingin menyampaikan permohonan informasi terkait dengan .... (Isi Permohonan).
Kami mohon Bapak/Ibu dapat memberikan informasi yang kami butuhkan selambatnya pada tanggal ...
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Direktur
PT. Cahaya Indonesia
[Nama Terang]
[Stempel Perusahaan]
Kesimpulan
Surat resmi memiliki ciri-ciri khusus yang membedakannya dengan surat pribadi. Memahami ciri-ciri surat resmi sangat penting untuk membuat surat resmi yang efektif dan profesional.
