Contoh Arsip Surat Masuk dan Keluar
Arsip surat masuk dan keluar merupakan bagian penting dalam administrasi suatu organisasi. Arsip ini menyimpan catatan resmi mengenai surat-surat yang diterima dan dikirim oleh organisasi. Pengarsipan yang terstruktur dan mudah diakses dapat memudahkan dalam pencarian dan pengelolaan data surat.
Berikut adalah contoh arsip surat masuk dan keluar:
Arsip Surat Masuk
1. Surat Masuk dari Dinas Pendidikan Kota Bandung
| No. | Tanggal Surat | Nomor Surat | Perihal | Pengirim | Penerima | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 001/SM/2023 | 10 Januari 2023 | 001/DIKD/2023 | Permohonan Data Siswa | Dinas Pendidikan Kota Bandung | Kepala Sekolah | Surat diterima dan dibalas pada tanggal 12 Januari 2023 |
2. Surat Masuk dari PT. Sejahtera Abadi
| No. | Tanggal Surat | Nomor Surat | Perihal | Pengirim | Penerima | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 002/SM/2023 | 15 Januari 2023 | 002/PSA/2023 | Pemesanan Barang | PT. Sejahtera Abadi | Bagian Pembelian | Surat diterima dan diproses pada tanggal 17 Januari 2023 |
3. Surat Masuk dari Bapak Ahmad, Warga Desa Sukajadi
| No. | Tanggal Surat | Nomor Surat | Perihal | Pengirim | Penerima | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 003/SM/2023 | 20 Januari 2023 | - | Permohonan Bantuan | Bapak Ahmad | Ketua RW 03 | Surat diterima dan diproses pada tanggal 22 Januari 2023 |
Arsip Surat Keluar
1. Surat Keluar ke Dinas Pendidikan Kota Bandung
| No. | Tanggal Surat | Nomor Surat | Perihal | Pengirim | Penerima | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 001/SK/2023 | 12 Januari 2023 | 001/SM/2023 | Balasan Permohonan Data Siswa | Kepala Sekolah | Dinas Pendidikan Kota Bandung | Surat dikirim melalui kurir pada tanggal 12 Januari 2023 |
2. Surat Keluar ke PT. Sejahtera Abadi
| No. | Tanggal Surat | Nomor Surat | Perihal | Pengirim | Penerima | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 002/SK/2023 | 17 Januari 2023 | 002/SM/2023 | Konfirmasi Pemesanan Barang | Bagian Pembelian | PT. Sejahtera Abadi | Surat dikirim melalui email pada tanggal 17 Januari 2023 |
3. Surat Keluar ke Bapak Ahmad, Warga Desa Sukajadi
| No. | Tanggal Surat | Nomor Surat | Perihal | Pengirim | Penerima | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 003/SK/2023 | 22 Januari 2023 | - | Balasan Permohonan Bantuan | Ketua RW 03 | Bapak Ahmad | Surat dikirim melalui pos pada tanggal 22 Januari 2023 |
Catatan
- Contoh arsip surat masuk dan keluar di atas dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan dan format arsip masing-masing organisasi.
- Arsip surat masuk dan keluar sebaiknya disimpan secara terstruktur dan mudah diakses.
- Gunakan sistem penamaan file yang jelas dan mudah dipahami.
- Simpan arsip surat dalam folder terpisah untuk setiap tahun.
Dengan sistem arsip surat yang baik, organisasi dapat mengelola data surat dengan lebih efektif dan efisien.
