Contoh Buku Arsip Surat Masuk dan Keluar
Buku arsip surat masuk dan keluar adalah alat penting dalam sistem administrasi perkantoran. Buku ini berfungsi sebagai catatan resmi semua surat yang diterima dan dikirim oleh suatu instansi. Berikut adalah contoh buku arsip surat masuk dan keluar yang dapat Anda gunakan sebagai referensi:
Contoh Buku Arsip Surat Masuk
| No. | Tanggal Surat | Nomor Surat | Perihal | Pengirim | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-03-15 | 001/SM/PT-ABC/III/2023 | Permohonan Kerjasama | PT. ABC | Surat diterima dan dilampiri dokumen |
| 2 | 2023-03-17 | 002/SM/PT-XYZ/III/2023 | Undangan Rapat | PT. XYZ | Surat diterima dan dilampiri undangan rapat |
| 3 | 2023-03-20 | 003/SM/Dinas Pendidikan/III/2023 | Pemberitahuan | Dinas Pendidikan | Surat diterima dan dilampiri surat pemberitahuan |
Contoh Buku Arsip Surat Keluar
| No. | Tanggal Surat | Nomor Surat | Perihal | Penerima | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-03-16 | 001/SK/PT-ABC/III/2023 | Balasan Permohonan Kerjasama | PT. ABC | Surat terkirim melalui kurir |
| 2 | 2023-03-18 | 002/SK/PT-ABC/III/2023 | Konfirmasi Kehadiran | PT. XYZ | Surat terkirim melalui email |
| 3 | 2023-03-21 | 003/SK/PT-ABC/III/2023 | Laporan Kegiatan | Dinas Pendidikan | Surat terkirim melalui pos |
Tips Mengelola Buku Arsip Surat
- Buatlah buku arsip dengan format yang terstruktur dan mudah dipahami.
- Isi semua kolom dengan lengkap dan akurat.
- Simpan buku arsip di tempat yang aman dan mudah diakses.
- Buatlah sistem penomoran surat yang sistematis.
- Pastikan buku arsip selalu terupdate.
Dengan menggunakan buku arsip surat masuk dan keluar secara teratur, Anda dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas sistem administrasi perkantoran Anda.
