Contoh Buku Agenda Kembar Surat Masuk dan Keluar
Buku agenda kembar surat masuk dan keluar merupakan alat penting dalam pengelolaan surat menyurat di kantor. Buku ini berfungsi untuk mencatat semua surat yang masuk dan keluar, sehingga memudahkan dalam melacak, mengarsipkan, dan menemukan kembali surat yang dibutuhkan.
Berikut contoh buku agenda kembar surat masuk dan keluar:
Buku Agenda Surat Masuk
| No. | Tanggal Surat | Nomor Surat | Perihal | Pengirim | Diterima Oleh | Catatan | Tanggal Diterima |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-08-23 | 001/SM/2023 | Permohonan Kerja Sama | PT. ABC | Ibu Ani | - | 2023-08-23 |
| 2 | 2023-08-24 | 002/SM/2023 | Undangan Rapat | Bapak Budi | Ibu Ani | - | 2023-08-24 |
| 3 | 2023-08-25 | 003/SM/2023 | Laporan Kegiatan | Bapak Candra | Bapak Dedi | - | 2023-08-25 |
| 4 | 2023-08-26 | 004/SM/2023 | Surat Edaran | Kementerian X | Bapak Edo | - | 2023-08-26 |
| 5 | 2023-08-27 | 005/SM/2023 | Pengaduan | Ibu Fani | Bapak Gani | - | 2023-08-27 |
Buku Agenda Surat Keluar
| No. | Tanggal Surat | Nomor Surat | Perihal | Penerima | Dikirim Oleh | Catatan | Tanggal Dikirim |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-08-23 | 001/SK/2023 | Jawaban Permohonan Kerja Sama | PT. ABC | Ibu Ani | - | 2023-08-23 |
| 2 | 2023-08-24 | 002/SK/2023 | Konfirmasi Hadir Rapat | Bapak Budi | Ibu Ani | - | 2023-08-24 |
| 3 | 2023-08-25 | 003/SK/2023 | Surat Balasan | Bapak Candra | Bapak Dedi | - | 2023-08-25 |
| 4 | 2023-08-26 | 004/SK/2023 | Surat Pemberitahuan | Kementerian X | Bapak Edo | - | 2023-08-26 |
| 5 | 2023-08-27 | 005/SK/2023 | Surat Klarifikasi | Ibu Fani | Bapak Gani | - | 2023-08-27 |
Keterangan:
- No. : Nomor urut surat
- Tanggal Surat : Tanggal surat dibuat
- Nomor Surat : Nomor surat
- Perihal : Isi singkat surat
- Pengirim/Penerima : Nama pengirim atau penerima surat
- Diterima Oleh/Dikirim Oleh : Nama petugas yang menerima atau mengirim surat
- Catatan : Catatan tambahan, seperti metode pengiriman
- Tanggal Diterima/Dikirim : Tanggal surat diterima atau dikirim
Manfaat Buku Agenda Kembar Surat Masuk dan Keluar:
- Memudahkan dalam melacak dan mengarsipkan surat
- Mencegah kehilangan surat
- Memudahkan pencarian surat kembali
- Memberikan gambaran tentang alur surat
- Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan surat
Catatan:
- Anda dapat menambahkan kolom lain sesuai kebutuhan
- Buku agenda dapat dibuat secara manual atau menggunakan aplikasi komputer
- Buku agenda harus disimpan dengan rapi dan teratur
Dengan menggunakan buku agenda kembar surat masuk dan keluar, Anda dapat mengelola surat menyurat di kantor dengan lebih terstruktur dan efektif.
