Contoh Buku Agenda Kembar Surat Masuk
Buku agenda kembar merupakan alat penting dalam manajemen surat menyurat di sebuah organisasi. Buku ini terdiri dari dua bagian: buku agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar. Buku agenda surat masuk mencatat semua surat yang diterima oleh organisasi, sedangkan buku agenda surat keluar mencatat semua surat yang dikirim oleh organisasi.
Berikut adalah contoh format buku agenda kembar surat masuk:
Buku Agenda Surat Masuk
| No. | Tanggal Penerimaan | Nomor Surat | Perihal | Pengirim | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 01-01-2023 | 001/A/B/2023 | Permohonan Bantuan | Yayasan A | Surat diterima oleh Bapak B |
| 2 | 02-01-2023 | 002/C/D/2023 | Laporan Kegiatan | PT C | Surat diterima oleh Ibu D |
| 3 | 03-01-2023 | 003/E/F/2023 | Undangan Rapat | Kementerian E | Surat diterima oleh Bapak F |
| 4 | 04-01-2023 | 004/G/H/2023 | Pemberitahuan | Dinas G | Surat diterima oleh Ibu H |
| 5 | 05-01-2023 | 005/I/J/2023 | Permintaan Data | PT I | Surat diterima oleh Bapak J |
Buku Agenda Surat Keluar
| No. | Tanggal Pengiriman | Nomor Surat | Perihal | Penerima | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 01-01-2023 | 001/A/B/2023 | Balasan Permohonan | Yayasan A | Surat dikirim oleh Bapak B |
| 2 | 02-01-2023 | 002/C/D/2023 | Undangan Rapat | PT C | Surat dikirim oleh Ibu D |
| 3 | 03-01-2023 | 003/E/F/2023 | Laporan Kegiatan | Kementerian E | Surat dikirim oleh Bapak F |
| 4 | 04-01-2023 | 004/G/H/2023 | Surat Edaran | Dinas G | Surat dikirim oleh Ibu H |
| 5 | 05-01-2023 | 005/I/J/2023 | Balasan Permintaan Data | PT I | Surat dikirim oleh Bapak J |
Keterangan:
- No.: Nomor urut surat
- Tanggal Penerimaan/Pengiriman: Tanggal surat diterima/dikirim
- Nomor Surat: Nomor surat resmi
- Perihal: Isi singkat surat
- Pengirim/Penerima: Nama pengirim/penerima surat
- Keterangan: Catatan tambahan terkait surat, seperti nama penerima surat di organisasi.
Manfaat menggunakan Buku Agenda Kembar:
- Mempermudah pencarian surat.
- Menjaga agar surat-surat terorganisir dengan baik.
- Memudahkan dalam melakukan pelacakan surat.
- Memberikan informasi yang akurat tentang surat yang masuk dan keluar.
- Meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan surat menyurat.
Tips dalam menggunakan Buku Agenda Kembar:
- Pastikan semua kolom diisi dengan lengkap dan akurat.
- Gunakan sistem penomoran surat yang mudah dipahami.
- Simpan buku agenda kembar di tempat yang aman dan mudah diakses.
- Buatlah salinan buku agenda kembar untuk arsip.
Dengan menggunakan buku agenda kembar yang tepat, organisasi dapat mengelola surat menyurat dengan lebih baik dan terstruktur. Hal ini akan membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi dalam menjalankan tugas dan fungsinya.
