Contoh Buku Disposisi Surat
Buku disposisi surat merupakan alat penting dalam pengelolaan surat di suatu instansi. Buku ini berfungsi untuk mencatat semua surat yang masuk dan keluar, mencatat disposisi surat kepada pihak terkait, serta mencatat tindak lanjut surat tersebut. Buku disposisi surat membantu proses administrasi surat agar lebih terstruktur dan efisien.
Berikut adalah contoh buku disposisi surat:
Buku Disposisi Surat
Instansi: [Nama Instansi] Tanggal: [Tanggal Pembuatan Buku]
| No. | Tanggal Surat | Nomor Surat | Perihal | Pengirim | Diterima Oleh | Tanggal Diterima | Disposisi | Kepada | Tanggal Diteruskan | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-03-10 | 001/SK/2023 | Permohonan Bantuan Dana | Yayasan A | [Nama Petugas] | 2023-03-10 | Diperiksa dan diteruskan ke Kepala Bagian Keuangan | Kepala Bagian Keuangan | 2023-03-10 | |
| 2 | 2023-03-12 | 002/SP/2023 | Undangan Rapat | Dinas B | [Nama Petugas] | 2023-03-12 | Diperiksa dan disiapkan untuk di hadiri oleh Kepala Bagian Umum | Kepala Bagian Umum | 2023-03-12 | |
| 3 | 2023-03-15 | 003/SM/2023 | Surat Edaran | Kementerian C | [Nama Petugas] | 2023-03-15 | Diteruskan ke seluruh bagian | Seluruh Bagian | 2023-03-15 | |
| 4 | 2023-03-18 | 004/SK/2023 | Laporan Kegiatan | PT D | [Nama Petugas] | 2023-03-18 | Diteruskan ke Kepala Bagian Humas | Kepala Bagian Humas | 2023-03-18 |
Keterangan:
- No. : Nomor urut surat.
- Tanggal Surat : Tanggal surat yang diterima.
- Nomor Surat : Nomor surat yang diterima.
- Perihal : Isi ringkasan tentang isi surat.
- Pengirim : Nama pengirim surat.
- Diterima Oleh : Nama petugas yang menerima surat.
- Tanggal Diterima : Tanggal surat diterima di instansi.
- Disposisi : Instruksi terkait surat.
- Kepada : Nama pejabat atau bagian yang diberi disposisi surat.
- Tanggal Diteruskan : Tanggal surat diteruskan ke pihak terkait.
- Catatan : Informasi tambahan terkait surat.
Catatan:
- Contoh buku disposisi surat di atas hanya contoh sederhana. Anda dapat menambahkan kolom atau mengubah format sesuai kebutuhan instansi Anda.
- Gunakan format yang rapi dan mudah dibaca.
- Simpan buku disposisi surat dengan baik agar mudah diakses dan terhindar dari kerusakan.
Tips Membuat Buku Disposisi Surat
Berikut adalah beberapa tips untuk membuat buku disposisi surat:
- Gunakan format standar: Gunakan format buku disposisi surat yang standar, sehingga mudah dipahami dan digunakan.
- Lengkap dan jelas: Pastikan semua informasi penting tentang surat tercatat dengan lengkap dan jelas.
- Terstruktur: Susun informasi dalam buku disposisi surat secara terstruktur dan mudah ditemukan.
- Rapi dan mudah dibaca: Gunakan font yang mudah dibaca dan tata letak yang rapi.
- Simpan dengan baik: Simpan buku disposisi surat di tempat yang aman dan mudah diakses.
Dengan menggunakan buku disposisi surat yang tepat, proses administrasi surat di instansi Anda akan lebih terstruktur, efisien, dan mudah dikontrol.
