Contoh Buku Disposisi Surat Desa
Buku disposisi surat desa merupakan alat penting dalam pengelolaan administrasi pemerintahan desa. Buku ini berfungsi mencatat semua surat masuk dan keluar desa, serta mencatat disposisi dari kepala desa atau pejabat terkait.
Berikut ini contoh buku disposisi surat desa yang dapat digunakan sebagai referensi:
Halaman Depan:
- Judul: Buku Disposisi Surat Desa [Nama Desa]
- Tahun: [Tahun]
- Nama Desa: [Nama Desa]
- Kabupaten/Kota: [Kabupaten/Kota]
- Provinsi: [Provinsi]
Bagian Isi:
| No. | Tanggal Surat | Nomor Surat | Perihal | Pengirim | Diterima Oleh | Tanggal Diterima | Disposisi | Tanggal Disposisi | Keterangan | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | [Tanggal] | [Nomor Surat] | [Perihal Surat] | [Pengirim Surat] | [Nama Pejabat] | [Tanggal] | [Isi Disposisi] | [Tanggal] | [Keterangan] | [Catatan] |
| 2 | [Tanggal] | [Nomor Surat] | [Perihal Surat] | [Pengirim Surat] | [Nama Pejabat] | [Tanggal] | [Isi Disposisi] | [Tanggal] | [Keterangan] | [Catatan] |
Keterangan:
- Nomor Surat: Nomor surat resmi yang tertera pada surat masuk.
- Perihal: Isi singkat tentang pokok surat.
- Pengirim: Nama dan alamat pengirim surat.
- Diterima Oleh: Nama pejabat yang menerima surat.
- Tanggal Diterima: Tanggal surat diterima di desa.
- Disposisi: Isi arahan dari kepala desa atau pejabat terkait untuk penanganan surat.
- Tanggal Disposisi: Tanggal kepala desa atau pejabat terkait memberikan disposisi.
- Keterangan: Informasi tambahan mengenai surat, seperti status surat (sudah diproses, belum diproses, dll).
- Catatan: Catatan khusus terkait surat, seperti deadline pengurusan, dll.
Tips Penting dalam Mengelola Buku Disposisi Surat:
- Rapi dan Terstruktur: Buku disposisi harus rapi dan terstruktur agar mudah dicari dan dipahami.
- Detail dan Lengkap: Isi semua kolom dengan informasi yang detail dan lengkap.
- Sistematika Nomor Surat: Gunakan sistematika nomor surat yang jelas dan mudah dipahami.
- Penomoran Berurutan: Nomor surat harus diberi nomor urut dan tercatat dengan baik.
- Penyimpanan Rapi: Simpan buku disposisi di tempat yang aman dan mudah diakses.
Dengan menggunakan buku disposisi surat desa yang rapi dan terstruktur, diharapkan pengelolaan administrasi pemerintahan desa dapat lebih efektif dan efisien.
