Contoh Buku Ekspedisi Surat Masuk
Buku ekspedisi surat masuk adalah alat penting dalam sistem kearsipan suatu instansi. Buku ini berfungsi untuk mencatat setiap surat masuk yang diterima oleh instansi tersebut. Dengan mencatat setiap surat masuk, instansi dapat mengetahui:
- Surat apa saja yang sudah diterima
- Dari siapa surat tersebut berasal
- Kapan surat tersebut diterima
- Ke mana surat tersebut diarahkan
<h3>Format Buku Ekspedisi Surat Masuk</h3>
Berikut adalah format umum buku ekspedisi surat masuk:
| No. | Tanggal Terima | Nomor Surat | Perihal | Pengirim | Diterima Oleh | Diteruskan Ke | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-10-26 | 001/SM/X/2023 | Permohonan Bantuan | PT. ABC | Pak Budi | Bapak Manajer | Surat diterima dan sudah diteruskan ke Bapak Manajer |
| 2 | 2023-10-27 | 002/SM/Y/2023 | Laporan Kegiatan | Yayasan XYZ | Ibu Lisa | Ibu Kepala Bagian | Surat diterima dan sudah diteruskan ke Ibu Kepala Bagian |
| 3 | 2023-10-28 | 003/SM/Z/2023 | Undangan Rapat | Dinas Pendidikan | Pak Andri | Bapak Sekretaris | Surat diterima dan sudah diteruskan ke Bapak Sekretaris |
Keterangan:
- No: Nomor urut surat masuk.
- Tanggal Terima: Tanggal surat diterima di instansi.
- Nomor Surat: Nomor surat yang tertera pada surat.
- Perihal: Isi ringkas surat.
- Pengirim: Nama pengirim surat.
- Diterima Oleh: Nama penerima surat di instansi.
- Diteruskan Ke: Jabatan/bagian yang menerima surat.
- Keterangan: Catatan tambahan terkait surat, seperti:
- Status surat (sudah/belum diproses)
- Tanggal surat diproses
- Nama pemroses surat
<h3>Tips Menyusun Buku Ekspedisi Surat Masuk</h3>
- Buatlah buku ekspedisi dengan format yang jelas dan mudah dipahami.
- Gunakan buku dengan kualitas baik agar tahan lama.
- Isi buku dengan lengkap dan akurat.
- Simpan buku ekspedisi di tempat yang aman dan mudah diakses.
- Buatlah arsip surat masuk secara teratur dan sistematis.
Dengan menggunakan buku ekspedisi surat masuk dengan baik, Anda dapat memastikan bahwa setiap surat masuk dapat diproses secara efisien dan efektif. Hal ini dapat membantu Anda dalam meningkatkan kinerja dan efisiensi kerja di instansi Anda.
