Contoh Buku Ekspedisi Surat Masuk dan Keluar
Buku ekspedisi surat masuk dan keluar merupakan salah satu alat penting dalam manajemen surat menyurat di suatu organisasi atau perusahaan. Buku ini berfungsi sebagai catatan resmi tentang semua surat yang masuk dan keluar dari organisasi, baik berupa surat resmi, memo, telegram, faksimili, dan lain sebagainya.
Berikut contoh buku ekspedisi surat masuk dan keluar:
Buku Ekspedisi Surat Masuk
| No. | Tanggal Penerimaan | Nomor Surat | Perihal | Pengirim | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-10-26 | 001/SM/DIV-HRD/X/2023 | Permohonan Kerja | Muhammad Arif | Diteruskan ke bagian rekrutmen |
| 2 | 2023-10-27 | 002/SM/DIV-FIN/X/2023 | Tagihan Pembayaran | PT. Sejahtera | Diarsipkan di folder keuangan |
| 3 | 2023-10-28 | 003/SM/DIV-MKT/X/2023 | Rapat Koordinasi | PT. Maju Bersama | Diteruskan ke bagian marketing |
Buku Ekspedisi Surat Keluar
| No. | Tanggal Pengiriman | Nomor Surat | Perihal | Penerima | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-10-26 | 001/SK/DIV-HRD/X/2023 | Jawaban Permohonan Kerja | Muhammad Arif | Dikirim via email |
| 2 | 2023-10-27 | 002/SK/DIV-FIN/X/2023 | Bukti Pembayaran | PT. Sejahtera | Dikirim via kurir |
| 3 | 2023-10-28 | 003/SK/DIV-MKT/X/2023 | Undangan Rapat Koordinasi | PT. Maju Bersama | Dikirim via email dan pos |
Catatan:
- No.: Nomor urut surat masuk/keluar
- Tanggal Penerimaan/Pengiriman: Tanggal surat diterima/dikirim
- Nomor Surat: Nomor surat yang tertera pada surat
- Perihal: Isi singkat surat
- Pengirim/Penerima: Nama pengirim/penerima surat
- Catatan: Catatan khusus terkait surat, contohnya: status surat, metode pengiriman, dan sebagainya
Tips:
- Gunakan buku ekspedisi yang terstruktur dan mudah dipahami
- Simpan buku ekspedisi dengan rapi dan aman
- Rutin mencatat semua surat yang masuk dan keluar
- Gunakan nomor urut yang konsisten dan mudah dilacak
Manfaat:
- Efisiensi: Buku ekspedisi memudahkan pencarian surat
- Transparansi: Buku ekspedisi menjadi bukti resmi surat yang keluar masuk
- Akuntabilitas: Buku ekspedisi membantu dalam pelacakan surat dan tanggung jawab
Dengan menggunakan buku ekspedisi yang terstruktur, Anda dapat mengatur dan melacak semua surat yang masuk dan keluar dari organisasi dengan mudah dan efektif.
