Contoh Buku No Surat Keluar
Buku no surat keluar adalah dokumen penting yang digunakan untuk mencatat setiap surat keluar yang dikeluarkan oleh sebuah instansi. Buku ini berfungsi sebagai arsip dan pencatatan nomor surat, sehingga memudahkan pencarian dan pengontrolan surat-surat yang telah dikeluarkan.
Berikut adalah contoh format buku no surat keluar yang dapat Anda gunakan:
Format Buku No Surat Keluar
| No. | Tanggal | Nomor Surat | Perihal | Tujuan | Lampiran | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-03-08 | 001/SUK/III/2023 | Permohonan Bantuan | Dinas Pendidikan | 2 lembar | Surat telah diterima |
| 2 | 2023-03-10 | 002/SUK/III/2023 | Undangan Rapat | PT. ABC | 1 lembar | Surat telah diterima |
| 3 | 2023-03-15 | 003/SUK/III/2023 | Laporan Kegiatan | Bapak/Ibu Ketua | 5 lembar | Surat telah diterima |
| 4 | 2023-03-20 | 004/SUK/III/2023 | Surat Edaran | Seluruh Staf | 1 lembar | Surat telah diterima |
| 5 | 2023-03-25 | 005/SUK/III/2023 | Permintaan Data | Kantor Cabang | 2 lembar | Surat telah diterima |
| 6 | 2023-03-30 | 006/SUK/III/2023 | Surat Pemberitahuan | Bapak/Ibu Wali Murid | 1 lembar | Surat telah diterima |
| 7 | 2023-04-05 | 007/SUK/IV/2023 | Surat Permohonan Izin | Bapak/Ibu Kepala Sekolah | 1 lembar | Surat telah diterima |
| 8 | 2023-04-10 | 008/SUK/IV/2023 | Surat Undangan Acara | Bapak/Ibu Pimpinan | 1 lembar | Surat telah diterima |
| 9 | 2023-04-15 | 009/SUK/IV/2023 | Surat Permintaan Informasi | Kantor Pusat | 1 lembar | Surat telah diterima |
| 10 | 2023-04-20 | 010/SUK/IV/2023 | Surat Permohonan Kerja Sama | PT. XYZ | 2 lembar | Surat telah diterima |
Penjelasan Kolom
- No. : Nomor urut surat yang dikeluarkan.
- Tanggal : Tanggal surat dikeluarkan.
- Nomor Surat : Nomor surat yang dikeluarkan.
- Perihal : Singkat mengenai isi surat.
- Tujuan : Tujuan surat dikirimkan.
- Lampiran : Jumlah lampiran yang disertakan dalam surat.
- Keterangan : Catatan tambahan mengenai surat, seperti status surat, misalnya “Surat telah diterima”.
Tips Menjalankan Buku No Surat Keluar
- Konsistensi: Gunakan format buku no surat keluar yang sama setiap kali Anda mengeluarkan surat.
- Kelengkapan: Pastikan semua kolom pada buku no surat keluar terisi dengan lengkap dan akurat.
- Penyimpanan: Simpan buku no surat keluar dengan aman dan terorganisir di tempat yang mudah diakses.
Dengan menggunakan buku no surat keluar, Anda dapat:
- Menghindari duplikasi nomor surat.
- Memudahkan pencarian surat.
- Mempermudah pengelolaan arsip surat.
- Meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam pengelolaan surat-menyurat.
Semoga contoh buku no surat keluar ini bermanfaat!
