Contoh Buku Surat Keluar Masuk
Buku surat keluar masuk adalah dokumen penting yang digunakan untuk mencatat semua surat yang keluar dan masuk dalam suatu organisasi. Buku ini berfungsi sebagai:
- Bukti tertulis: Merekam semua surat yang dikirim dan diterima, sehingga memudahkan pelacakan jika diperlukan.
- Sistematika surat: Mengatur penyimpanan surat secara sistematis dan mudah ditemukan.
- Arsip: Menjadi bukti dokumentasi surat yang dapat digunakan sebagai referensi di kemudian hari.
Berikut ini adalah contoh format buku surat keluar masuk:
Buku Surat Keluar
| No. | Tanggal Surat | Nomor Surat | Perihal | Tujuan | Lampiran | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-08-24 | 001/K/PT.ABC/VIII/2023 | Permohonan Kerja Sama | PT.XYZ | 1 berkas proposal | Dikirim via kurir |
| 2 | 2023-08-25 | 002/K/PT.ABC/VIII/2023 | Undangan Rapat | Bapak/Ibu Pimpinan | - | Dikirim via email |
| 3 | 2023-08-26 | 003/K/PT.ABC/VIII/2023 | Laporan Kegiatan | Bapak/Ibu Direktur | 1 berkas laporan | Dikirim via pos |
| 4 | 2023-08-27 | 004/K/PT.ABC/VIII/2023 | Pengumuman | Seluruh Karyawan | - | Dikirim via website perusahaan |
| 5 | 2023-08-28 | 005/K/PT.ABC/VIII/2023 | Surat Perjanjian | PT.DEF | 2 berkas perjanjian | Dikirim via kurir |
Buku Surat Masuk
| No. | Tanggal Surat | Nomor Surat | Perihal | Pengirim | Lampiran | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-08-24 | 001/S/PT.XYZ/VIII/2023 | Penawaran Kerjasama | PT.XYZ | 1 berkas proposal | Diterima via kurir |
| 2 | 2023-08-25 | 002/S/PT.GHI/VIII/2023 | Konfirmasi Pesanan | PT.GHI | - | Diterima via email |
| 3 | 2023-08-26 | 003/S/PT.JKL/VIII/2023 | Rekomendasi Produk | PT.JKL | 1 berkas rekomendasi | Diterima via pos |
| 4 | 2023-08-27 | 004/S/PT.MNO/VIII/2023 | Pemberitahuan | PT.MNO | - | Diterima via website perusahaan |
| 5 | 2023-08-28 | 005/S/PT.PQR/VIII/2023 | Surat Permintaan | PT.PQR | 1 berkas permintaan | Diterima via kurir |
Catatan:
- No. : Nomor urut surat.
- Tanggal Surat : Tanggal surat dibuat.
- Nomor Surat : Nomor surat yang tertera pada surat.
- Perihal : Isi ringkasan surat.
- Tujuan/Pengirim : Nama instansi/individu yang dituju/pengirim surat.
- Lampiran : Jenis dan jumlah lampiran surat.
- Keterangan : Catatan khusus mengenai surat, seperti cara pengiriman/penerimaan.
Tips:
- Gunakan format yang jelas dan mudah dipahami.
- Lengkapi semua kolom dengan informasi yang akurat.
- Gunakan sistem penomoran yang konsisten.
- Simpan buku surat keluar masuk di tempat yang aman dan mudah diakses.
Dengan menggunakan buku surat keluar masuk yang terstruktur, Anda dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas komunikasi di dalam organisasi.
