Contoh Buku Surat Masuk dan Keluar PPSDM
Apa itu Buku Surat Masuk dan Keluar?
Buku surat masuk dan keluar adalah catatan resmi yang digunakan untuk mencatat semua surat yang masuk dan keluar dari suatu organisasi, dalam hal ini, PPSDM (Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia). Buku ini berfungsi sebagai:
- Arsip: Sebagai tempat penyimpanan catatan surat yang mudah diakses dan dicari kembali.
- Kontrol: Membantu dalam mengontrol alur surat dan memastikan semua surat tercatat dan ditangani dengan benar.
- Bukti: Memberikan bukti tertulis mengenai surat yang masuk dan keluar, penting untuk keperluan akuntabilitas dan pertanggungjawaban.
Format Buku Surat Masuk dan Keluar
Buku surat masuk dan keluar biasanya memiliki format yang standar, meliputi:
- Nomor Surat: Nomor surat yang unik dan memudahkan penelusuran.
- Tanggal Surat: Tanggal surat diterima (masuk) atau dikirim (keluar).
- Pengirim/Penerima: Nama dan alamat pengirim/penerima surat.
- Perihal: Singkat dan jelas mengenai isi surat.
- Lampiran: Mencantumkan jumlah lampiran jika ada.
- Keterangan: Informasi tambahan mengenai surat, seperti nama petugas yang menerima/mengirim, catatan khusus, dan lain-lain.
Contoh Buku Surat Masuk
| No. | Tanggal Surat | Pengirim | Perihal | Lampiran | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-03-01 | Direktorat Jenderal Pendidikan Vokasi | Permohonan Bantuan Tenaga Ahli | 2 | Diterima oleh Bapak/Ibu [Nama Petugas] |
| 2 | 2023-03-05 | PT. Maju Bersama | Pengumuman Pelatihan | 1 | Diterima oleh Bapak/Ibu [Nama Petugas] |
| 3 | 2023-03-10 | Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi | Undangan Seminar | - | Diterima oleh Bapak/Ibu [Nama Petugas] |
Contoh Buku Surat Keluar
| No. | Tanggal Surat | Penerima | Perihal | Lampiran | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-03-02 | Direktorat Jenderal Pendidikan Vokasi | Jawaban Permohonan Bantuan Tenaga Ahli | 1 | Dikirim oleh Bapak/Ibu [Nama Petugas] |
| 2 | 2023-03-06 | PT. Maju Bersama | Konfirmasi Peserta Pelatihan | - | Dikirim oleh Bapak/Ibu [Nama Petugas] |
| 3 | 2023-03-11 | Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi | Konfirmasi Kehadiran Seminar | - | Dikirim oleh Bapak/Ibu [Nama Petugas] |
Catatan
- Buku surat masuk dan keluar dapat dibuat secara manual di buku tulis atau menggunakan aplikasi komputer.
- Pastikan buku surat terisi dengan lengkap dan akurat.
- Buku surat harus disimpan dengan baik dan aman, terhindar dari kerusakan atau kehilangan.
- Lakukan penomoran surat secara berurutan dan konsisten.
Dengan menggunakan buku surat masuk dan keluar dengan baik, PPSDM dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam mengelola alur surat serta mempermudah proses pencarian informasi terkait surat-surat yang telah masuk dan keluar.
