Contoh Buku Surat Masuk dan Keluar RT
Buku Surat Masuk dan Keluar RT merupakan salah satu dokumen penting dalam administrasi dan pengelolaan kegiatan di lingkungan RT. Buku ini berfungsi sebagai catatan resmi yang mencatat semua surat masuk dan keluar yang diterima dan dikeluarkan oleh RT.
Berikut contoh format Buku Surat Masuk dan Keluar RT:
Contoh Buku Surat Masuk RT
| No. | Tanggal | Pengirim | Perihal | Nomor Surat | Diterima Oleh | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 10-01-2023 | Ketua RW 01 | Pemberitahuan Rapat Warga | 001/RW01/I/2023 | Pak RT | Surat diterima dan dilampiri undangan |
| 2 | 15-01-2023 | Dinas Kesehatan | Sosialisasi Program Kesehatan | 002/Dinkes/I/2023 | Bu Sekertaris | Surat diterima dan dijadwalkan sosialisasi pada 20 Januari 2023 |
| 3 | 20-01-2023 | Warga RT 01 | Permohonan Izin Renovasi Rumah | - | Pak RT | Surat diterima dan akan dibahas dalam rapat warga |
Contoh Buku Surat Keluar RT
| No. | Tanggal | Penerima | Perihal | Nomor Surat | Dikirim Oleh | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 12-01-2023 | Warga RT 01 | Undangan Rapat Warga | 001/RT01/I/2023 | Pak RT | Surat telah dikirim melalui pos |
| 2 | 17-01-2023 | Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil | Permohonan Data Penduduk | 002/RT01/I/2023 | Bu Sekertaris | Surat telah dikirim melalui kurir |
| 3 | 22-01-2023 | Ketua RW 01 | Laporan Kegiatan RT 01 | 003/RT01/I/2023 | Pak RT | Surat telah dikirim melalui kurir |
Catatan:
- Nomor surat masuk dan keluar disesuaikan dengan format yang telah ditetapkan oleh masing-masing RT.
- Catatan dapat berisi informasi tambahan seperti status surat (diterima, diproses, selesai) dan tindakan yang diambil.
- Buku Surat Masuk dan Keluar RT sebaiknya disimpan dengan rapi dan aman, serta diinventarisasi secara berkala.
Manfaat Buku Surat Masuk dan Keluar RT:
- Mencatat dan menyimpan semua surat resmi yang diterima dan dikeluarkan RT.
- Mempermudah akses dan pencarian informasi surat.
- Sebagai bukti resmi kegiatan RT.
- Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas pengelolaan kegiatan RT.
Tips Menyusun Buku Surat Masuk dan Keluar RT:
- Gunakan format yang mudah dipahami dan terstruktur.
- Isi buku surat dengan lengkap dan akurat.
- Simpan buku surat dengan rapi dan aman.
- Lakukan inventarisasi buku surat secara berkala.
Dengan menggunakan Buku Surat Masuk dan Keluar RT yang baik, diharapkan administrasi dan pengelolaan kegiatan di lingkungan RT dapat berjalan dengan lebih tertib dan efisien.
