Contoh Cara Membuat Surat Dinas
Surat dinas merupakan surat resmi yang digunakan dalam kegiatan instansi atau organisasi. Surat ini memiliki format dan tata bahasa yang baku dan digunakan untuk berbagai keperluan, seperti:
- Permohonan: Permintaan bantuan, izin, atau informasi dari instansi lain.
- Pemberitahuan: Mengumumkan suatu informasi atau kegiatan.
- Undangan: Mengundang pihak lain untuk menghadiri suatu kegiatan.
- Laporan: Memberikan informasi tentang suatu kegiatan atau kejadian.
Berikut adalah contoh cara membuat surat dinas beserta penjelasannya:
1. Kepala Surat
a. Logo Instansi
- Logo instansi diletakkan di bagian kiri atas kertas.
- Logo harus jelas dan mudah dikenali.
b. Nama Instansi
- Nama instansi ditulis dengan huruf kapital dan diletakkan di bawah logo.
- Gunakan font yang resmi dan mudah dibaca.
c. Alamat Instansi
- Alamat instansi ditulis di bawah nama instansi.
- Gunakan font yang sama dengan nama instansi.
d. Nomor Surat
- Nomor surat ditulis di sebelah kanan atas kertas.
- Nomor surat terdiri dari kode instansi, tahun, dan urut surat.
- Contoh: 001/SI/SP/2023
e. Lampiran
- Lampiran ditulis di bawah nomor surat jika ada.
- Contoh: Lampiran: 1 lembar
f. Perihal
- Perihal ditulis di bawah lampiran.
- Perihal berisi inti dari surat.
- Contoh: Permohonan Izin Penelitian
2. Isi Surat
a. Salam Pembuka
- Salam pembuka ditulis di bawah perihal.
- Gunakan salam pembuka yang formal, seperti "Kepada Yth. Bapak/Ibu..."
- Contoh: Kepada Yth. Bapak/Ibu Kepala Dinas Pendidikan Kota Semarang
b. Pokok Surat
- Pokok surat berisi informasi atau permintaan yang ingin disampaikan.
- Tuliskan dengan jelas dan singkat.
- Gunakan bahasa yang formal dan mudah dipahami.
- Gunakan paragraf yang jelas dan terstruktur.
- Contoh: "Dengan hormat, sehubungan dengan rencana penelitian yang akan kami lakukan di wilayah Kota Semarang, kami mohon izin Bapak/Ibu..."
c. Penutup
- Penutup berisi ucapan terima kasih dan harapan.
- Gunakan bahasa yang sopan dan formal.
- Contoh: "Demikian surat permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih."
3. Tanda Tangan
a. Nama Penanda Tangan
- Nama penanda tangan ditulis di bawah penutup.
- Gunakan font yang jelas dan mudah dibaca.
b. Jabatan Penanda Tangan
- Jabatan penanda tangan ditulis di bawah nama penanda tangan.
- Gunakan font yang sama dengan nama penanda tangan.
c. Tanda Tangan
- Tanda tangan diletakkan di sebelah kanan nama dan jabatan penanda tangan.
d. Tempat dan Tanggal
- Tempat dan tanggal ditulis di bawah tanda tangan.
- Contoh: Semarang, 10 Januari 2023
Tips Membuat Surat Dinas:
- Gunakan bahasa yang formal dan baku.
- Hindari penggunaan bahasa gaul atau slang.
- Periksa kembali ejaan dan tanda baca sebelum mengirim surat.
- Gunakan font yang mudah dibaca.
- Gunakan kertas surat resmi.
- Simpan salinan surat dinas untuk arsip.
Dengan mengikuti contoh dan tips di atas, Anda dapat membuat surat dinas yang profesional dan efektif.
