Contoh Dokumen Surat Masuk dan Keluar
Surat masuk dan surat keluar merupakan dokumen penting dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Kedua jenis surat ini memiliki format dan tata cara penulisan yang berbeda. Berikut adalah contoh dokumen surat masuk dan surat keluar beserta penjelasannya:
Surat Masuk
Contoh Surat Masuk
Perihal: Permohonan Kerjasama
Kepada Yth. Bapak/Ibu Pimpinan [Nama Perusahaan] di Tempat
Dengan Hormat,
Melalui surat ini, kami [Nama Perusahaan] yang beralamat di [Alamat Perusahaan] ingin mengajukan permohonan kerjasama dengan [Nama Perusahaan]. Kerjasama yang kami harapkan adalah [Sebutkan jenis kerjasama].
Sebagai bahan pertimbangan, kami lampirkan proposal kerjasama yang berisi [Sebutkan isi proposal]. Kami berharap Bapak/Ibu dapat memberikan pertimbangan dan persetujuan atas permohonan kerjasama ini.
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami, [Nama Perusahaan] [Nama dan Jabatan]
Penjelasan
- Kop Surat: Mencantumkan identitas pengirim surat, seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email.
- Perihal: Mencantumkan pokok bahasan surat dengan singkat dan jelas.
- Alamat Surat: Mencantumkan identitas penerima surat, seperti nama perusahaan, alamat, dan jabatan.
- Salam Pembuka: Biasanya menggunakan kalimat “Dengan Hormat,” atau “Kepada Yth.”
- Isi Surat: Berisi inti pesan yang ingin disampaikan, ditulis dengan jelas, singkat, dan padat.
- Salam Penutup: Biasanya menggunakan kalimat “Hormat kami,” atau “Demikian surat ini kami sampaikan.”
- Tanda Tangan: Berisi nama dan jabatan pengirim surat.
- Tanggal Surat: Mencantumkan tanggal surat dibuat.
Surat Keluar
Contoh Surat Keluar
Nomor Surat: [Nomor Surat] Lampiran: [Jumlah Lampiran] Perihal: [Perihal Surat]
Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Penerima] [Jabatan Penerima] di [Alamat Penerima]
Dengan Hormat,
Melalui surat ini, kami [Nama Perusahaan] ingin memberitahukan bahwa [Sebutkan isi surat].
Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami, [Nama Perusahaan] [Nama dan Jabatan]
Penjelasan
- Kop Surat: Mencantumkan identitas pengirim surat, seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email.
- Nomor Surat: Mencantumkan nomor surat yang unik untuk memudahkan pencatatan dan pelacakan.
- Lampiran: Mencantumkan jumlah lampiran yang disertakan dalam surat.
- Perihal: Mencantumkan pokok bahasan surat dengan singkat dan jelas.
- Alamat Surat: Mencantumkan identitas penerima surat, seperti nama penerima, jabatan, dan alamat.
- Salam Pembuka: Biasanya menggunakan kalimat “Dengan Hormat,” atau “Kepada Yth.”
- Isi Surat: Berisi inti pesan yang ingin disampaikan, ditulis dengan jelas, singkat, dan padat.
- Salam Penutup: Biasanya menggunakan kalimat “Hormat kami,” atau “Demikian surat ini kami sampaikan.”
- Tanda Tangan: Berisi nama dan jabatan pengirim surat.
- Tanggal Surat: Mencantumkan tanggal surat dibuat.
Perbedaan Surat Masuk dan Surat Keluar
Berikut adalah perbedaan utama antara surat masuk dan surat keluar:
| Aspek | Surat Masuk | Surat Keluar |
|---|---|---|
| Tujuan | Diterima dari pihak luar | Dikirim kepada pihak luar |
| Identitas Pengirim | Dicantumkan di bagian kop surat | Dicantumkan di bagian kop surat |
| Identitas Penerima | Dicantumkan di bagian alamat surat | Dicantumkan di bagian alamat surat |
| Nomor Surat | Tidak selalu dicantumkan | Dicantumkan |
| Lampiran | Tidak selalu dicantumkan | Dicantumkan |
| Tata Cara Penulisan | Format dan tata cara penulisan sesuai dengan aturan yang berlaku | Format dan tata cara penulisan sesuai dengan aturan yang berlaku |
Catatan:
- Setiap organisasi atau perusahaan mungkin memiliki format surat masuk dan keluar yang berbeda.
- Pastikan untuk memperhatikan tata cara penulisan surat yang baik dan benar.
- Simpan dengan baik dokumen surat masuk dan surat keluar untuk keperluan arsip dan pelacakan.
