Contoh Isi Surat Penolakan Barang
Surat penolakan barang merupakan surat resmi yang digunakan untuk memberitahukan kepada pihak pengirim bahwa barang yang dikirimkan ditolak. Surat ini biasanya disertai dengan alasan penolakan yang jelas dan rinci. Berikut contoh isi surat penolakan barang:
Perihal: Penolakan Barang
Kepada Yth.,
[Nama Pengirim] [Alamat Pengirim]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami [Nama Penerima] ingin memberitahukan penolakan terhadap barang pesanan dengan nomor pesanan [Nomor Pesanan] yang telah diterima pada tanggal [Tanggal Penerimaan].
Alasan penolakan:
- [Alasan Penolakan 1]
- [Alasan Penolakan 2]
- [Alasan Penolakan 3]
Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan ini. Kami berharap dapat melakukan kerja sama yang baik di masa mendatang.
Demikian surat penolakan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Penerima] [Jabatan Penerima] [Nama Perusahaan Penerima] [Alamat Perusahaan Penerima]
Catatan:
- Ganti bagian yang dikurung dengan informasi yang sesuai.
- Perhatikan tata bahasa dan ejaan yang benar.
- Usahakan surat penolakan barang ditulis dengan sopan dan profesional.
- Surat penolakan barang sebaiknya disertai dengan bukti-bukti pendukung, seperti foto atau video yang menunjukkan kerusakan barang.
Contoh Alasan Penolakan Barang:
- Barang rusak: Barang diterima dalam keadaan rusak, seperti pecah, penyok, atau terdapat cacat fisik.
- Barang tidak sesuai pesanan: Barang yang diterima tidak sesuai dengan pesanan, seperti warna, ukuran, atau jenis yang berbeda.
- Barang kadaluwarsa: Barang yang diterima telah melewati tanggal kadaluwarsa.
- Barang kurang: Jumlah barang yang diterima kurang dari yang dipesan.
- Barang tidak lengkap: Paket barang yang diterima tidak lengkap, ada beberapa item yang kurang.
- Barang salah alamat: Barang yang diterima dikirim ke alamat yang salah.
Tips Menulis Surat Penolakan Barang:
- Jujur dan objektif: Sebutkan alasan penolakan dengan jujur dan objektif.
- Tegas dan jelas: Gunakan bahasa yang tegas dan jelas dalam menyampaikan alasan penolakan.
- Sopan dan profesional: Tulis surat dengan sopan dan profesional, meskipun Anda kecewa dengan barang yang diterima.
- Hindari bahasa yang kasar: Hindari penggunaan bahasa yang kasar atau menyinggung perasaan pihak pengirim.
- Sediakan informasi lengkap: Cantumkan informasi lengkap mengenai pesanan, seperti nomor pesanan, tanggal pesanan, dan jenis barang yang dipesan.
- Lampirkan bukti pendukung: Lampirkan bukti pendukung, seperti foto atau video yang menunjukkan kerusakan barang.
Dengan mengikuti tips di atas, Anda dapat menulis surat penolakan barang yang efektif dan professional.
