Contoh Laporan Surat Kerja
Laporan surat kerja adalah dokumen penting yang berfungsi sebagai catatan resmi tentang alur surat masuk dan keluar di suatu organisasi atau perusahaan. Dokumen ini berisi informasi detail mengenai setiap surat, termasuk tanggal penerimaan atau pengiriman, pengirim atau penerima, isi ringkasan, dan tindak lanjut yang dilakukan.
Berikut adalah contoh laporan surat kerja yang dapat Anda gunakan:
Laporan Surat Kerja
Periode: 1 Januari 2023 - 31 Januari 2023
Nama Perusahaan: PT. Contoh Sukses Jaya
No. Dokumen: LSJ/001/I/2023
Surat Masuk
| No. | Tanggal Terima | Nomor Surat | Perihal | Pengirim | Tindak Lanjut | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 02 Januari 2023 | 001/SP-A/I/2023 | Permintaan Keterangan | PT. Mitra Sejahtera | Diteruskan ke Bapak Budi selaku Kepala Bagian Personalia | |
| 2 | 10 Januari 2023 | 002/SP-B/I/2023 | Undangan Rapat | Asosiasi Pengusaha Indonesia | Dihadiri oleh Bapak Andi selaku Direktur Utama | |
| 3 | 20 Januari 2023 | 003/SP-C/I/2023 | Pemberitahuan Pembayaran | Bank XYZ | Diverifikasi oleh Ibu Lia selaku Kasir | |
| 4 | 25 Januari 2023 | 004/SP-D/I/2023 | Penawaran Kerjasama | PT. Cahaya Nusantara | Diberi tindak lanjut oleh Bapak Deni selaku Kepala Divisi Marketing |
Surat Keluar
| No. | Tanggal Kirim | Nomor Surat | Perihal | Penerima | Tindak Lanjut | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 05 Januari 2023 | 001/SK-A/I/2023 | Balasan Permintaan Keterangan | PT. Mitra Sejahtera | Dikirim melalui kurir | |
| 2 | 15 Januari 2023 | 002/SK-B/I/2023 | Konfirmasi Hadir | Asosiasi Pengusaha Indonesia | Dikirim melalui email | |
| 3 | 22 Januari 2023 | 003/SK-C/I/2023 | Laporan Kemajuan Proyek | PT. Bhakti Utama | Dikirim melalui pos | |
| 4 | 28 Januari 2023 | 004/SK-D/I/2023 | Surat Penawaran | PT. Cahaya Nusantara | Dikirim melalui kurir |
Catatan:
- Kolom "Tindak Lanjut" berisi informasi mengenai siapa yang menangani surat dan tindakan apa yang sudah dilakukan.
- Kolom "Keterangan" dapat diisi dengan catatan tambahan, seperti jenis surat, metode pengiriman, atau tanggal diterima/dikirim.
Kesimpulan:
Laporan surat kerja ini menunjukkan bahwa pada periode 1 Januari 2023 - 31 Januari 2023, PT. Contoh Sukses Jaya menerima 4 surat masuk dan mengeluarkan 4 surat keluar.
Rekomendasi:
- Menjaga kelengkapan data pada setiap surat untuk memudahkan pencarian dan pelacakan.
- Melakukan pencatatan dan pelaporan surat kerja secara rutin agar terdokumentasi dengan baik.
- Menyimpan laporan surat kerja dengan rapi dan terstruktur untuk memudahkan akses informasi.
Manfaat Laporan Surat Kerja
Berikut beberapa manfaat dari laporan surat kerja:
- Memudahkan Pencarian dan Pelacakan Surat: Laporan surat kerja membantu melacak surat masuk dan keluar dengan mudah. Anda dapat dengan cepat menemukan surat tertentu berdasarkan tanggal, nomor surat, pengirim, atau penerima.
- Meningkatkan Efisiensi Kerja: Laporan surat kerja membantu Anda memantau alur surat dengan lebih efektif, sehingga proses pengolahan surat menjadi lebih efisien.
- Menghindari Kehilangan Data Penting: Laporan surat kerja sebagai dokumen resmi dapat membantu menghindari kehilangan data penting terkait surat, sehingga informasi tetap terjaga dan dapat diakses kapan saja.
- Meningkatkan Akuntabilitas: Laporan surat kerja menunjukkan rekam jejak surat masuk dan keluar, yang membantu meningkatkan akuntabilitas dan transparansi dalam proses administrasi.
Tips Membuat Laporan Surat Kerja
- Gunakan format yang jelas dan terstruktur.
- Lengkapi semua data yang dibutuhkan, seperti tanggal, nomor surat, pengirim, penerima, dan perihal.
- Catat informasi tindak lanjut secara detail, termasuk nama orang yang bertanggung jawab dan tindakan yang diambil.
- Simpan laporan surat kerja dengan rapi dan terstruktur.
Penutup
Laporan surat kerja merupakan dokumen penting untuk membantu pengelolaan surat masuk dan keluar di perusahaan. Dengan membuat dan menggunakan laporan surat kerja, proses administrasi surat akan menjadi lebih terorganisir, efisien, dan akuntabel.
