Contoh Lembar Ekspedisi Surat
Lembar ekspedisi surat merupakan dokumen penting dalam sistem administrasi perkantoran. Lembar ini digunakan untuk mencatat pengiriman surat keluar, baik berupa surat resmi, surat pribadi, ataupun dokumen penting lainnya.
Berikut adalah contoh lembar ekspedisi surat yang dapat digunakan sebagai panduan:
Lembar Ekspedisi Surat
| No. | Tanggal | Perihal | Kepada | Alamat | Pengirim | Cara Pengiriman | No. Surat Jalan | Keterangan | Tanda Terima |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-10-26 | Permohonan Kerjasama | PT. ABC | Jl. Sudirman No. 123, Jakarta | [Nama Perusahaan] | Kurir | |||
| 2 | 2023-10-27 | Laporan Kemajuan Proyek | Bapak/Ibu [Nama Penerima] | Jl. Gatot Subroto No. 456, Jakarta | [Nama Perusahaan] | Pos | |||
| 3 | 2023-10-28 | Undangan Rapat | [Nama Organisasi] | Jl. Thamrin No. 789, Jakarta | [Nama Perusahaan] | Kurir | |||
| 4 | 2023-10-29 | Surat Pemberitahuan | [Nama Penerima] | Jl. HR. Rasuna Said No. 1011, Jakarta | [Nama Perusahaan] |
Keterangan:
- No. : Nomor urut lembar ekspedisi.
- Tanggal : Tanggal pengiriman surat.
- Perihal : Isi singkat surat yang dikirim.
- Kepada : Nama penerima surat.
- Alamat : Alamat lengkap penerima surat.
- Pengirim : Nama pengirim surat.
- Cara Pengiriman : Metode pengiriman surat (misal: kurir, pos, email, dll.).
- No. Surat Jalan : Nomor surat jalan jika menggunakan kurir.
- Keterangan : Informasi tambahan terkait pengiriman surat.
- Tanda Terima : Tanda tangan dan tanggal penerima surat sebagai bukti penerimaan.
Manfaat Lembar Ekspedisi Surat
Lembar ekspedisi surat memiliki banyak manfaat, antara lain:
- Melacak pengiriman surat: Lembar ini membantu melacak pengiriman surat, sehingga memudahkan untuk mengetahui status pengiriman surat.
- Mencatat riwayat pengiriman: Lembar ini menyimpan data pengiriman surat, sehingga dapat dijadikan sebagai riwayat pengiriman surat.
- Sebagai bukti pengiriman: Lembar ini dapat menjadi bukti bahwa surat telah dikirimkan kepada penerima.
Tips Membuat Lembar Ekspedisi Surat
Berikut beberapa tips untuk membuat lembar ekspedisi surat:
- Buat format yang mudah dipahami: Gunakan format yang sederhana dan mudah dipahami oleh semua orang.
- Buat kolom yang lengkap: Pastikan kolom yang dibutuhkan untuk mencatat informasi pengiriman surat sudah lengkap.
- Gunakan sistem penomoran: Gunakan sistem penomoran untuk memudahkan dalam melacak pengiriman surat.
- Simpan dengan baik: Simpan lembar ekspedisi surat dengan baik agar mudah ditemukan di kemudian hari.
Dengan menggunakan lembar ekspedisi surat yang baik dan benar, proses administrasi perkantoran akan lebih terstruktur dan efisien.
