Contoh Membalas Surat Dinas
Surat dinas merupakan alat komunikasi formal yang digunakan dalam dunia pekerjaan. Dalam dunia perkantoran, surat dinas digunakan untuk menyampaikan informasi resmi, seperti permintaan, usulan, laporan, dan lain sebagainya.
Ketika menerima surat dinas, kita perlu membalasnya dengan surat dinas pula sebagai bentuk respon dan tindak lanjut. Berikut contoh cara membalas surat dinas:
1. Membalas Surat Permohonan
Surat masuk:
Perihal: Permohonan Bantuan Dana
Kepada: Yth. Bapak/Ibu Pimpinan [Nama Perusahaan]
Dengan hormat,
Sehubungan dengan rencana kegiatan [Nama Kegiatan] yang akan kami selenggarakan pada tanggal [Tanggal], kami bermaksud mengajukan permohonan bantuan dana sebesar [Jumlah] untuk mendukung kelancaran kegiatan tersebut.
Sebagai bahan pertimbangan, kami lampirkan proposal kegiatan ini.
Atas perhatian dan bantuannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Pengirim]
Surat Balasan:
Perihal: Re: Permohonan Bantuan Dana - [Nama Kegiatan]
Kepada: Yth. [Nama Pengirim]
Di Tempat
Dengan hormat,
Menanggapi surat permohonan bantuan dana untuk kegiatan [Nama Kegiatan] yang tertanggal [Tanggal], kami sampaikan bahwa [Isi Jawaban, contoh: perusahaan kami bersedia membantu dana kegiatan tersebut dengan jumlah [Jumlah]].
Sebagai tindak lanjut, kami mohon Bapak/Ibu untuk dapat [Permintaan Tindak Lanjut, contoh: mengirimkan proposal kegiatan yang lebih detail].
Demikian surat balasan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan]
2. Membalas Surat Pengaduan
Surat Masuk:
Perihal: Pengaduan Pelayanan
Kepada: Yth. Bapak/Ibu Pimpinan [Nama Perusahaan]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, saya ingin menyampaikan pengaduan terkait dengan [Uraian Pengaduan].
Saya berharap pihak [Nama Perusahaan] dapat segera menindaklanjuti pengaduan ini.
Atas perhatian dan tindak lanjutnya, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
[Nama Pengadu]
Surat Balasan:
Perihal: Re: Pengaduan Pelayanan
Kepada: Yth. [Nama Pengadu]
Di Tempat
Dengan hormat,
Menanggapi surat pengaduan Bapak/Ibu terkait [Uraian Pengaduan] yang tertanggal [Tanggal], kami sampaikan bahwa [Isi Jawaban, contoh: kami telah menerima laporan tersebut dan akan segera menindaklanjutinya].
Sebagai tindak lanjut, kami mohon Bapak/Ibu dapat [Permintaan Tindak Lanjut, contoh: menghubungi [Nama dan Nomor Telepon] untuk mendapatkan informasi lebih lanjut].
Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang terjadi dan kami berusaha untuk memberikan pelayanan terbaik kepada seluruh pelanggan.
Demikian surat balasan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan]
3. Membalas Surat Undangan
Surat Masuk:
Perihal: Undangan Rapat
Kepada: Yth. [Nama Penerima]
Di Tempat
Dengan hormat,
Bersama ini kami sampaikan undangan rapat [Nama Rapat] yang akan diselenggarakan pada:
- Hari, Tanggal: [Hari, Tanggal]
- Waktu: [Waktu]
- Tempat: [Tempat]
Demikian undangan ini kami sampaikan, atas kehadiran Bapak/Ibu kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Pengirim]
Surat Balasan:
Perihal: Re: Undangan Rapat [Nama Rapat]
Kepada: Yth. [Nama Pengirim]
Di Tempat
Dengan hormat,
Menanggapi undangan rapat [Nama Rapat] yang tertanggal [Tanggal], dengan ini kami sampaikan bahwa [Isi Jawaban, contoh: kami akan hadir dalam rapat tersebut].
Demikian surat balasan ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Penerima]
4. Hal-hal Penting dalam Membalas Surat Dinas
- Surat balasan harus jelas dan mudah dipahami. Gunakan bahasa yang formal dan lugas.
- Surat balasan harus memuat tanggapan atas isi surat masuk. Jelaskan secara spesifik apa yang akan dilakukan sebagai tindak lanjut dari surat masuk.
- Surat balasan harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang.
- Surat balasan harus dikirimkan tepat waktu.
5. Kesimpulan
Membalas surat dinas merupakan kewajiban dan etika dalam dunia kerja. Dengan membalas surat dengan tepat, profesional, dan tepat waktu, kita dapat membangun komunikasi yang baik dan efektif dalam lingkungan pekerjaan.
