Contoh Balasan Surat Dinas Pemerintahan
Surat dinas merupakan salah satu bentuk komunikasi resmi yang digunakan dalam lingkungan pemerintahan. Surat dinas memiliki format dan struktur yang baku, dan perlu dibalas dengan tepat waktu dan sesuai dengan etika surat menyurat.
Berikut adalah contoh balasan surat dinas pemerintahan, beserta penjelasannya:
Contoh Balasan Surat Dinas
Perihal: Tanggapan Atas Surat Permohonan Bantuan Dana
Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Kepala Dinas]
[Jabatan]
di [Tempat]
Dengan Hormat,
Menindaklanjuti surat Bapak/Ibu Nomor [Nomor Surat] perihal Permohonan Bantuan Dana, yang kami terima pada tanggal [Tanggal], dengan ini kami sampaikan tanggapan sebagai berikut:
1. Perihal Permohonan Bantuan Dana
Terkait dengan permohonan bantuan dana untuk [Tujuan Permohonan], kami [Menyatakan Setuju/Menolak] untuk memberikan bantuan.
[Alasan Penolakan/Pengesahan]:
[Rincian Penjelasan]
2. Tindak Lanjut
Sebagai tindak lanjut, kami mohon Bapak/Ibu dapat [Tindakan yang Diharapkan].
Demikian tanggapan kami atas surat Bapak/Ibu. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama dan Jabatan Penandatangan]
[Nama Instansi]
Penjelassan
1. Identitas Pengirim
* **Kepada Yth.** : Sebuah bentuk hormat dalam surat resmi.
* **[Nama Kepala Dinas]** : Nama Kepala Dinas yang dituju.
* **[Jabatan]** : Jabatan Kepala Dinas.
* **di [Tempat]** : Tempat instansi penerima surat.
2. Perihal
* **Perihal:** Judul atau topik utama surat balasan.
* **Tanggapan Atas Surat Permohonan Bantuan Dana:** Menjelaskan isi surat balasan.
3. Isi Surat
* **Menindaklanjuti surat Bapak/Ibu Nomor [Nomor Surat] perihal Permohonan Bantuan Dana:** Membuat referensi kepada surat yang dibalas.
* **Dengan ini kami sampaikan tanggapan sebagai berikut:** Menyatakan tujuan surat balasan.
* **[Alasan Penolakan/Pengesahan]:** Menjelaskan alasan penolakan atau pengesahan permohonan.
* **[Rincian Penjelasan]:** Menyediakan rincian lebih lanjut terkait alasan.
* **[Tindakan yang Diharapkan]:** Menjelaskan tindakan selanjutnya yang diharapkan dari penerima surat.
4. Penutup
* **Demikian tanggapan kami atas surat Bapak/Ibu:** Menyimpulkan isi surat balasan.
* **Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih:** Menyatakan ucapan terima kasih.
* **Hormat kami,** : Ungkapan hormat penutup surat.
* **[Nama dan Jabatan Penandatangan]** : Nama dan Jabatan Penandatangan Surat.
* **[Nama Instansi]** : Nama Instansi Pengirim Surat.
Catatan Penting
- Format surat dinas dapat berbeda-beda antar instansi.
- Pastikan untuk menyertakan nomor surat, tanggal, dan lampiran jika diperlukan.
- Bahasa yang digunakan dalam surat dinas harus formal dan resmi.
- Hindari penggunaan bahasa gaul atau informal.
Tips Menulis Surat Dinas
- Baca dengan teliti surat yang ingin dibalas. Pastikan Anda memahami isi surat dan poin-poin penting yang perlu ditanggapi.
- Buat kerangka surat balasan. Tentukan poin-poin utama yang ingin Anda sampaikan dalam surat balasan.
- Gunakan bahasa yang formal dan resmi. Hindari penggunaan bahasa gaul atau informal.
- Periksa kembali kesalahan ejaan dan tata bahasa.
- Berikan salinan surat balasan kepada pihak terkait.
Dengan memahami format dan struktur surat dinas, Anda dapat membuat balasan surat dinas yang tepat dan efektif.
