Contoh Membuat Surat Balasan Resmi
Surat balasan resmi merupakan surat yang dibuat sebagai bentuk tanggapan atas surat yang diterima sebelumnya. Surat ini biasanya berisi jawaban atas pertanyaan, permintaan, atau informasi yang disampaikan dalam surat sebelumnya. Berikut adalah contoh surat balasan resmi dan penjelasannya:
Contoh Surat Balasan Resmi
Perihal: Permohonan Izin Penelitian
Kepada Yth. Bapak/Ibu Kepala Sekolah SMA Negeri 1 Jakarta di Tempat
Dengan Hormat,
Menindaklanjuti surat permohonan izin penelitian dengan nomor surat [Nomor Surat] perihal [Perihal Surat] yang telah kami terima pada tanggal [Tanggal Terima Surat], dengan ini kami sampaikan bahwa [Isi Surat Balasan: Persetujuan atau Penolakan].
[Jika disetujui] [Jelaskan alasan persetujuan] [Berikan informasi tambahan jika diperlukan]
[Jika ditolak] [Jelaskan alasan penolakan] [Berikan solusi alternatif jika memungkinkan]
Demikian surat balasan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Lengkap] [Jabatan] [Instansi]
Penjelasan
1. Identitas Pengirim:
- Perihal: Jelaskan secara singkat dan jelas mengenai isi surat balasan.
- Kepada Yth: Sebutkan nama dan jabatan penerima surat balasan.
- Instansi: Sebutkan instansi tempat penerima surat balasan.
2. Isi Surat Balasan:
- Menindaklanjuti surat…: Sebutkan surat yang dibalas dengan menyebutkan nomor surat dan perihal surat.
- Dengan ini kami sampaikan bahwa…: Sampaikan jawaban atas permintaan dalam surat sebelumnya.
- [Jika disetujui]: Jelaskan alasan persetujuan dan berikan informasi tambahan.
- [Jika ditolak]: Jelaskan alasan penolakan dan berikan solusi alternatif jika memungkinkan.
3. Penutup:
- Demikian surat balasan ini kami sampaikan…: Menyatakan bahwa surat balasan telah selesai.
- Hormat kami: Tanda hormat pada surat balasan.
- Nama Lengkap: Tuliskan nama lengkap pengirim surat.
- Jabatan: Tuliskan jabatan pengirim surat.
- Instansi: Tuliskan nama instansi pengirim surat.
Tips Menulis Surat Balasan Resmi:
- Bahasa formal: Gunakan bahasa Indonesia baku dan formal.
- Jelas dan ringkas: Sampaikan informasi dengan jelas dan ringkas.
- Polite dan sopan: Gunakan bahasa yang sopan dan santun.
- Struktur yang benar: Perhatikan struktur surat balasan resmi.
- Periksa kembali: Pastikan surat balasan tidak mengandung kesalahan ejaan dan tata bahasa.
Dengan mengikuti contoh dan tips di atas, Anda dapat membuat surat balasan resmi yang efektif dan profesional.
