Contoh Nomor Surat Perusahaan Swasta
Nomor surat merupakan bagian penting dari sebuah surat resmi, baik itu surat internal maupun surat eksternal. Nomor surat berfungsi untuk memudahkan penelusuran dan pengarsipan surat.
Berikut contoh format nomor surat yang umum digunakan di perusahaan swasta:
Format 1:
- [Kode Perusahaan] / [Tahun] / [Nomor Urut]
Contoh:
- PT. ABC / 2023 / 001 (Surat pertama PT. ABC di tahun 2023)
- PT. ABC / 2023 / 010 (Surat kesepuluh PT. ABC di tahun 2023)
Format 2:
- [Kode Departemen] / [Tahun] / [Nomor Urut]
Contoh:
- MKT / 2023 / 001 (Surat pertama Departemen Marketing di tahun 2023)
- HRD / 2023 / 010 (Surat kesepuluh Departemen HRD di tahun 2023)
Format 3:
- [Kode Divisi] / [Kode Departemen] / [Tahun] / [Nomor Urut]
Contoh:
- DIV01 / MKT / 2023 / 001 (Surat pertama Departemen Marketing, Divisi 1 di tahun 2023)
- DIV02 / HRD / 2023 / 010 (Surat kesepuluh Departemen HRD, Divisi 2 di tahun 2023)
Format 4:
- [Kode Perusahaan] - [Kode Departemen] - [Tahun] - [Nomor Urut]
Contoh:
- PT. ABC - MKT - 2023 - 001 (Surat pertama Departemen Marketing, PT. ABC di tahun 2023)
- PT. ABC - HRD - 2023 - 010 (Surat kesepuluh Departemen HRD, PT. ABC di tahun 2023)
Catatan:
- Kode perusahaan, kode departemen, dan kode divisi dapat berupa singkatan atau angka.
- Nomor urut biasanya dimulai dari 001 dan meningkat sesuai dengan urutan surat.
- Tahun ditulis dengan 4 digit, contoh: 2023.
- Pemisah antara kode dan nomor bisa berupa slash (/), tanda hubung (-), atau titik koma (;).
- Format nomor surat dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan kebijakan perusahaan.
Contoh penerapan format nomor surat pada surat:
Perihal: Permohonan Informasi
Nomor: PT. ABC / 2023 / 001
Lampiran: -
Kepada Yth. Bapak/Ibu Pimpinan PT. XYZ
Di Tempat
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami PT. ABC ingin mengajukan permohonan informasi terkait ...
Hormat kami,
PT. ABC
[Nama dan Jabatan]
Pastikan nomor surat yang digunakan terstruktur dan mudah dipahami. Hal ini akan mempermudah dalam penelusuran dan pengarsipan surat.
