Contoh Penulisan Nomor Surat yang Benar
Nomor surat merupakan bagian penting dalam surat resmi, karena berfungsi sebagai identitas dan memudahkan dalam pengarsipan. Penulisan nomor surat yang benar harus mengikuti aturan yang berlaku.
Berikut adalah contoh penulisan nomor surat yang benar, lengkap dengan penjelasannya:
1. Format Umum Penulisan Nomor Surat
Format: Kode Instansi/Tahun/Nomor Urut
Contoh: 003/KPT/2023/12
Penjelasan:
- Kode Instansi: Kode yang diberikan kepada setiap instansi, umumnya terdiri dari angka dan/atau huruf.
- Tahun: Tahun pembuatan surat.
- Nomor Urut: Nomor urut surat yang dibuat pada tahun tersebut.
2. Contoh Penulisan Nomor Surat Berdasarkan Jenis Instansi
Berikut contoh penulisan nomor surat berdasarkan jenis instansi:
a. Kementerian/Lembaga:
Contoh: 003/KPT/2023/12
- 003: Kode Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi
- KPT: Singkatan Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi
- 2023: Tahun pembuatan surat
- 12: Nomor urut surat
b. Dinas/Badan:
Contoh: 003/DISDIKBUD/2023/12
- 003: Kode Dinas Pendidikan dan Kebudayaan
- DISDIKBUD: Singkatan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan
- 2023: Tahun pembuatan surat
- 12: Nomor urut surat
c. Perusahaan/Organisasi:
Contoh: 003/PT. ABC/2023/12
- 003: Kode perusahaan
- PT. ABC: Nama perusahaan
- 2023: Tahun pembuatan surat
- 12: Nomor urut surat
d. Sekolah/Perguruan Tinggi:
Contoh: 003/SMPN 1/2023/12
- 003: Kode sekolah
- SMPN 1: Nama sekolah
- 2023: Tahun pembuatan surat
- 12: Nomor urut surat
e. Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM):
Contoh: 003/YPK/2023/12
- 003: Kode LSM
- YPK: Singkatan Yayasan Pendidikan dan Kesejahteraan
- 2023: Tahun pembuatan surat
- 12: Nomor urut surat
3. Penulisan Nomor Surat yang Benar dalam Surat Resmi
- Nomor surat ditulis di bagian kepala surat, biasanya di sebelah kanan atas.
- Nomor surat ditulis dengan jelas dan rapi, menggunakan font yang sama dengan isi surat.
- Gunakan spasi yang cukup antara setiap bagian nomor surat.
Contoh:
Nomor : 003/DISDIKBUD/2023/12
4. Tips Menulis Nomor Surat yang Benar
- Pastikan kode instansi, tahun, dan nomor urut ditulis dengan benar.
- Gunakan format yang konsisten dalam penulisan nomor surat.
- Simpan catatan nomor surat yang telah digunakan untuk menghindari duplikasi.
- Gunakan sistem penomoran yang mudah diakses dan dikelola.
Catatan:
- Setiap instansi dapat memiliki format penulisan nomor surat yang berbeda.
- Pastikan untuk mengikuti aturan yang ditetapkan oleh instansi masing-masing.
Kesimpulan
Penulisan nomor surat yang benar sangat penting dalam surat resmi. Format yang tepat, kode instansi yang sesuai, dan penomoran yang sistematis akan memudahkan dalam pengarsipan, identifikasi, dan komunikasi.
