Contoh Penulisan Surat Resmi yang Salah: Hindari Kesalahan Umum!
Surat resmi merupakan bentuk komunikasi tertulis yang formal dan digunakan dalam berbagai keperluan, seperti surat lamaran pekerjaan, surat pengunduran diri, surat izin, dan lain sebagainya. Kesalahan dalam penulisan surat resmi dapat memberikan kesan buruk dan bahkan merugikan. Berikut beberapa contoh penulisan surat resmi yang salah dan bagaimana cara memperbaikinya:
1. Penggunaan Bahasa yang Tidak Formal
Kesalahan:
"Kepada Yth. Bapak/Ibu HRD,
Saya mau melamar kerja..."
Perbaikan:
"Kepada Yth. Bapak/Ibu Kepala Bagian HRD,
Dengan hormat,
Saya, [Nama Lengkap], ingin mengajukan permohonan lamaran pekerjaan..."
Penjelasan:
Penggunaan bahasa yang informal seperti "mau" atau "saya ingin" terkesan tidak profesional. Gunakan bahasa yang baku dan sopan seperti "ingin mengajukan permohonan" atau "bermaksud untuk...".
2. Penulisan Alamat yang Tidak Lengkap
Kesalahan:
"Jl. Sudirman, Jakarta"
Perbaikan:
"Jl. Sudirman No. 123, RT 01/RW 02, Kelurahan Setiabudi, Kecamatan Setiabudi, Kota Jakarta Selatan, Provinsi DKI Jakarta"
Penjelasan:
Alamat surat harus lengkap dan jelas. Jangan hanya menulis jalan dan kota, sertakan nomor rumah, RT/RW, kelurahan, kecamatan, kota, dan provinsi.
3. Penggunaan Singkatan yang Tidak Jelas
Kesalahan:
"Yth. Bp. Dirut,
Dengan hormat,
Perihal: Permintaan Perpanjangan Waktu"
Perbaikan:
"Kepada Yth. Bapak Direktur Utama,
Dengan hormat,
Perihal: Permohonan Perpanjangan Waktu"
Penjelasan:
Singkatan seperti "Bp." atau "Dirut" hanya boleh digunakan jika sudah dijelaskan sebelumnya. Lebih baik menulis lengkap "Bapak Direktur Utama" agar lebih formal dan mudah dipahami.
4. Penulisan Tanggal yang Tidak Benar
Kesalahan:
"Jakarta, 10-03-2023"
Perbaikan:
"Jakarta, 10 Maret 2023"
Penjelasan:
Penulisan tanggal yang benar adalah dengan menulis bulan secara lengkap, bukan menggunakan angka.
5. Tidak Menggunakan Salam Pembuka dan Penutup
Kesalahan:
"Perihal: Permohonan Izin"
Perbaikan:
"Kepada Yth. Bapak/Ibu Kepala Sekolah,
Dengan hormat,
Perihal: Permohonan Izin
Demikian surat permohonan ini saya buat. Atas perhatian dan perkenannya, saya ucapkan terima kasih."
Penjelasan:
Surat resmi harus diawali dengan salam pembuka seperti "Dengan hormat," dan diakhiri dengan salam penutup seperti "Hormat saya," atau "Demikian surat ini saya buat, atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih.".
6. Penggunaan Font dan Ukuran yang Tidak Sesuai
Kesalahan:
Surat menggunakan font Comic Sans MS dengan ukuran 14pt.
Perbaikan:
Gunakan font Times New Roman atau Arial dengan ukuran 12pt.
Penjelasan:
Font dan ukuran yang digunakan untuk surat resmi harus formal dan mudah dibaca. Hindari penggunaan font yang terlalu unik atau ukuran yang terlalu kecil.
7. Penulisan Lampiran yang Tidak Jelas
Kesalahan:
"Lampiran: 1 Berkas"
Perbaikan:
"Lampiran: 1 (satu) berkas proposal kegiatan"
Penjelasan:
Penulisan lampiran harus jelas dan spesifik. Sebutkan jumlah dan jenis lampiran yang disertakan.
8. Tidak Menyertakan Nomor Telepon dan Email
Kesalahan:
Surat tidak menyertakan nomor telepon dan email pengirim.
Perbaikan:
Sertakan nomor telepon dan email pengirim di bagian akhir surat.
Penjelasan:
Nomor telepon dan email pengirim diperlukan untuk memudahkan penerima menghubungi jika ada hal yang perlu dikonfirmasi.
9. Tidak Menyertakan Tanda Tangan dan Nama Terang
Kesalahan:
Surat tidak menyertakan tanda tangan dan nama terang pengirim.
Perbaikan:
Tanda tangani surat dengan tinta berwarna biru atau hitam dan tuliskan nama terang di bawah tanda tangan.
Penjelasan:
Tanda tangan dan nama terang pengirim menunjukkan keabsahan dan tanggung jawab atas isi surat.
Dengan memahami dan menghindari kesalahan-kesalahan umum dalam penulisan surat resmi, Anda dapat meningkatkan profesionalitas dan kredibilitas Anda dalam berkomunikasi secara tertulis.
