Contoh Penulisan Surat Undangan Resmi yang Benar
Surat undangan resmi adalah surat yang digunakan untuk mengundang seseorang atau sekelompok orang untuk menghadiri suatu acara. Surat undangan resmi harus ditulis dengan bahasa yang formal dan sopan, serta memuat informasi yang lengkap dan jelas.
Berikut adalah contoh penulisan surat undangan resmi yang benar:
[Nama Instansi/Organisasi]
[Alamat Instansi/Organisasi]
[Nomor Telepon Instansi/Organisasi]
[Email Instansi/Organisasi]
[Tanggal]
Perihal: Undangan [Acara]
Kepada Yth.
[Nama Penerima Undangan]
[Jabatan Penerima Undangan]
[Alamat Penerima Undangan]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami bermaksud mengundang Bapak/Ibu/Saudara/i untuk menghadiri [Acara] yang akan diselenggarakan pada:
- Hari, Tanggal: [Hari, Tanggal]
- Waktu: [Waktu]
- Tempat: [Tempat]
[Informasi tentang acara]
Kami berharap Bapak/Ibu/Saudara/i dapat hadir pada acara ini. Demikian undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara/i, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Penyelenggara]
[Jabatan Penyelenggara]
[Tanda Tangan]
[Stempel/Cap Instansi/Organisasi]
Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan surat undangan resmi:
- Surat harus ditulis dengan bahasa yang formal dan sopan. Hindari penggunaan bahasa yang terlalu santai atau tidak resmi.
- Surat harus memuat informasi yang lengkap dan jelas. Informasi yang perlu disertakan dalam surat undangan resmi meliputi:
- Nama dan alamat pengirim
- Nama dan alamat penerima
- Perihal surat
- Tanggal surat
- Judul acara
- Hari, tanggal, waktu, dan tempat acara
- Informasi tentang acara (misalnya: agenda acara, dress code, dan lain-lain)
- Nama dan jabatan penyelenggara
- Surat harus ditulis dengan rapi dan mudah dibaca. Gunakan jenis huruf yang mudah dibaca, seperti Arial atau Times New Roman dengan ukuran 12. Gunakan spasi 1,5 dan ratakan teks kiri-kanan.
- Surat harus dicetak pada kertas yang berkualitas baik. Hindari menggunakan kertas yang tipis atau mudah robek.
- Surat harus dikirim dengan tepat waktu. Kirim surat undangan resmi setidaknya 2 minggu sebelum acara.
Tips Tambahan:
- Anda dapat menambahkan logo instansi/organisasi di bagian atas surat.
- Anda dapat menyertakan RSVP (Respon Silakan) di akhir surat, untuk mengetahui berapa jumlah orang yang akan hadir.
Contoh lain:
[Nama Instansi/Organisasi]
[Alamat Instansi/Organisasi]
[Nomor Telepon Instansi/Organisasi]
[Email Instansi/Organisasi]
[Tanggal]
Perihal: Undangan Rapat Kerja Nasional
Kepada Yth.
[Nama Penerima Undangan]
[Jabatan Penerima Undangan]
[Alamat Penerima Undangan]
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan diselenggarakannya Rapat Kerja Nasional [Nama Instansi/Organisasi] Tahun [Tahun], dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri acara tersebut.
Rapat Kerja Nasional ini akan diselenggarakan pada:
- Hari, Tanggal: [Hari, Tanggal]
- Waktu: [Waktu]
- Tempat: [Tempat]
Acara ini akan membahas tentang [Tema Rapat Kerja Nasional].
Kami mohon kehadiran Bapak/Ibu untuk bersama-sama membahas dan menentukan langkah strategis guna mencapai tujuan [Nama Instansi/Organisasi].
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Penyelenggara]
[Jabatan Penyelenggara]
[Tanda Tangan]
[Stempel/Cap Instansi/Organisasi]
Dengan mengikuti contoh dan tips di atas, Anda dapat membuat surat undangan resmi yang benar dan profesional. Pastikan informasi yang Anda berikan dalam surat undangan lengkap dan jelas, agar penerima dapat memahami maksud dan tujuan dari undangan tersebut.
