Contoh SOP Surat Masuk Srikandi
Standar Operasional Prosedur (SOP) Surat Masuk Srikandi
1. Tujuan
SOP ini bertujuan untuk mengatur alur dan tata cara penanganan surat masuk di Srikandi agar proses administrasi surat terlaksana dengan efisien, efektif, dan tertib.
2. Ruang Lingkup
SOP ini berlaku untuk semua surat masuk ke Srikandi, baik dari internal maupun eksternal, meliputi:
- Surat elektronik (email)
- Surat resmi
- Dokumen
- Proposal
- Pengaduan
- Dan lain sebagainya
3. Prosedur
3.1 Penerimaan Surat
- Petugas penerima surat bertanggung jawab menerima semua surat masuk.
- Surat diterima melalui pos, kurir, atau langsung diserahkan oleh pengirim.
- Surat dicatat pada buku register surat masuk. Catatan meliputi nomor surat, tanggal surat, pengirim, perihal, dan tanggal diterima.
- Surat dipisahkan berdasarkan jenis surat dan dilampiri dengan catatan penerimaan.
- Surat elektronik diunduh dan disimpan dalam folder surat masuk.
3.2 Penyortiran dan Pengarahan Surat
- Petugas sortir memeriksa surat dan memilah berdasarkan jenis dan tujuan surat.
- Surat diarahkan ke bagian yang dituju sesuai dengan kode unit atau alamat email.
- Surat dilampiri catatan pengantar yang berisi informasi tentang nomor surat, tanggal surat, pengirim, perihal, dan tanggal diterima.
3.3 Penanganan Surat di Bagian yang Dituju
- Petugas di bagian yang dituju menerima surat dan menandatangani bukti penerimaan.
- Surat diproses sesuai dengan jenis dan isi surat.
- Surat ditanggapi dengan surat balasan, jika diperlukan.
- Surat disimpan di arsip sesuai dengan jenis dan tanggal surat.
3.4 Arsip Surat
- Surat diarsipakan secara tertib dan sistematis.
- Sistem arsip dapat berupa arsip manual atau arsip elektronik.
- Arsip disimpan di tempat yang aman dan terhindar dari kerusakan.
4. Penanggung Jawab
- Petugas penerima surat bertanggung jawab atas penerimaan dan pencatatan surat masuk.
- Petugas sortir bertanggung jawab atas penyortiran dan pengarahan surat.
- Petugas di bagian yang dituju bertanggung jawab atas penanganan dan penyelesaian surat.
- Kepala bagian bertanggung jawab atas pelaksanaan SOP ini.
5. Evaluasi dan Revisi
- SOP ini akan dievaluasi secara berkala untuk memastikan relevansi dan efektivitasnya.
- Revisi SOP akan dilakukan jika diperlukan, berdasarkan hasil evaluasi dan kebutuhan organisasi.
6. Lampiran
- Format Buku Register Surat Masuk
- Format Catatan Penerimaan Surat
- Format Catatan Pengantar Surat
Catatan:
- SOP ini merupakan contoh dan dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan dan kondisi Srikandi.
- SOP ini harus dipahami dan diterapkan oleh semua pihak yang terlibat dalam proses penanganan surat masuk.
Semoga contoh SOP ini dapat membantu Srikandi dalam mengatur alur dan tata cara penanganan surat masuk.
