Contoh Surat Balasan Pengaduan Kekurangan Barang
Berikut adalah contoh surat balasan pengaduan kekurangan barang yang dapat Anda gunakan sebagai referensi:
Perihal: Balasan Pengaduan Kekurangan Barang
Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Pelanggan] [Alamat Pelanggan]
Dengan hormat,
Menanggapi surat pengaduan Bapak/Ibu tertanggal [Tanggal Pengaduan] perihal kekurangan barang pada pesanan [Nomor Pesanan], kami sampaikan hal-hal sebagai berikut:
1. Permohonan Maaf
Pertama-tama, kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang terjadi akibat kekurangan barang pada pesanan Bapak/Ibu. Kami sangat menyesal atas kesalahan ini dan akan berupaya semaksimal mungkin untuk menyelesaikannya dengan cepat dan tepat.
2. Penyebab Kekurangan Barang
Kami telah melakukan penyelidikan internal dan menemukan bahwa kekurangan barang ini disebabkan oleh [Sebutkan Penyebab Kekurangan Barang].
3. Tindakan yang Diambil
Sebagai tindak lanjut atas pengaduan Bapak/Ibu, kami telah melakukan hal-hal berikut:
- [Tindakan Pertama]
- [Tindakan Kedua]
- [Tindakan Ketiga]
4. Penyelesaian
Kami akan mengirimkan barang yang kurang tersebut kepada Bapak/Ibu pada tanggal [Tanggal Pengiriman]. Pengiriman akan dilakukan melalui [Metode Pengiriman]. Bapak/Ibu dapat melacak status pengiriman melalui [Link Pelacakan].
5. Penutup
Kami mengucapkan terima kasih atas pengertian dan kepercayaan Bapak/Ibu terhadap [Nama Perusahaan]. Kami berharap kejadian ini tidak terulang kembali di masa mendatang dan akan terus berupaya memberikan pelayanan terbaik kepada seluruh pelanggan kami.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan]
Catatan:
- Anda dapat memodifikasi contoh surat ini sesuai dengan kebutuhan dan situasi Anda.
- Pastikan informasi yang Anda cantumkan dalam surat balasan akurat dan lengkap.
- Tunjukkan rasa empati dan profesionalitas dalam surat balasan Anda.
- Berikan solusi yang tepat dan memuaskan bagi pelanggan.
- Sebutkan langkah-langkah yang akan Anda ambil untuk mencegah kejadian serupa terulang di masa mendatang.
Semoga contoh surat ini dapat membantu Anda dalam membuat surat balasan pengaduan kekurangan barang yang profesional dan memuaskan.
