Contoh Surat Balasan Pengaduan Masyarakat
Surat balasan pengaduan masyarakat merupakan bentuk tanggapan resmi dari suatu instansi atau lembaga atas pengaduan yang diajukan oleh masyarakat. Surat ini bertujuan untuk memberikan informasi kepada pengadu mengenai tindak lanjut yang akan diambil atas pengaduan yang diajukan.
Berikut adalah contoh surat balasan pengaduan masyarakat yang dapat Anda gunakan sebagai referensi:
Perihal: Balasan Pengaduan Nomor [Nomor Pengaduan]
Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Pengadu] [Alamat Pengadu]
Dengan hormat,
Menindaklanjuti pengaduan Bapak/Ibu tertanggal [Tanggal Pengaduan] perihal [Perihal Pengaduan], dengan ini kami sampaikan hal-hal sebagai berikut:
1. Latar Belakang
Kami telah menerima dan menelaah isi pengaduan Bapak/Ibu terkait dengan [Uraian Singkat Isi Pengaduan].
2. Tindak Lanjut
**a. ** [Tindakan yang telah diambil terkait pengaduan, misal: Tim kami telah melakukan pengecekan lapangan terkait [Isi Pengaduan], dan menemukan [Hasil Pengecekan]]. **b. ** [Tindakan selanjutnya yang akan diambil, misal: Kami akan segera [Tindakan Selanjutnya], dan akan memberikan informasi perkembangannya kepada Bapak/Ibu secara berkala].
3. Penutup
Demikian surat balasan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Instansi/Lembaga]
[Jabatan Penanggung Jawab]
[Nama Penanggung Jawab]
Catatan:
- Nomor Pengaduan: Ganti dengan nomor pengaduan yang diajukan oleh masyarakat.
- Nama Pengadu: Ganti dengan nama pengadu sesuai dengan pengaduan yang diterima.
- Alamat Pengadu: Ganti dengan alamat pengadu sesuai dengan pengaduan yang diterima.
- Tanggal Pengaduan: Ganti dengan tanggal pengaduan yang diterima.
- Perihal Pengaduan: Ganti dengan perihal pengaduan yang diajukan oleh masyarakat.
- Uraian Singkat Isi Pengaduan: Ganti dengan uraian singkat mengenai isi pengaduan.
- Tindakan yang telah diambil: Ganti dengan tindakan yang telah diambil terkait pengaduan.
- Tindakan selanjutnya yang akan diambil: Ganti dengan tindakan selanjutnya yang akan diambil terkait pengaduan.
Hal-hal penting yang perlu diperhatikan dalam membuat surat balasan pengaduan:
- Jujur dan Transparan: Berikan informasi yang akurat dan transparan kepada pengadu tentang tindak lanjut yang akan diambil.
- Sopan dan Profesional: Gunakan bahasa yang santun dan profesional dalam surat balasan.
- Bersifat Informatif: Berikan informasi yang jelas dan mudah dipahami oleh pengadu.
- Tepat Waktu: Sampaikan surat balasan kepada pengadu dalam waktu yang wajar.
- Jaminan Kerahasiaan: Jaga kerahasiaan identitas pengadu dan informasi sensitif yang terkandung dalam pengaduan.
Dengan menerapkan prinsip-prinsip tersebut, diharapkan surat balasan pengaduan dapat menjadi alat komunikasi yang efektif antara instansi/lembaga dan masyarakat, serta dapat membangun kepercayaan dan hubungan yang baik.
