Contoh Surat Balasan Permintaan Data di Pemerintahan
Berikut ini contoh surat balasan permintaan data di pemerintahan, lengkap dengan struktur dan contoh isi surat:
Struktur Surat Balasan Permintaan Data
Surat balasan permintaan data di pemerintahan umumnya memiliki struktur sebagai berikut:
- Kop Surat: Berisi identitas pengirim, seperti nama lembaga, alamat, nomor telepon, dan alamat email.
- Nomor Surat: Nomor surat yang digunakan untuk memudahkan identifikasi dan penelusuran surat.
- Lampiran: Mencantumkan jumlah dan jenis lampiran yang disertakan dalam surat.
- Perihal: Mencantumkan topik atau maksud utama surat, yaitu "Perihal: Balasan Permintaan Data".
- Kepada Yth.: Mencantumkan nama dan jabatan penerima surat.
- Salam Pembuka: Biasanya menggunakan "Dengan hormat,".
- Isi Surat: Menjelaskan mengenai permohonan data, termasuk:
- Referensi Surat Permintaan Data: Mencantumkan nomor surat permintaan data yang diajukan.
- Informasi Data yang Dipermintaan: Menjelaskan data yang diminta, seperti jenis data, periode data, dan format data yang dibutuhkan.
- Status Permintaan Data: Menjelaskan apakah permintaan data dipenuhi atau tidak. Jika dipenuhi, jelaskan cara mendapatkan data, seperti melalui website, email, atau pengambilan langsung. Jika tidak dipenuhi, jelaskan alasannya.
- Salam Penutup: Biasanya menggunakan "Demikian surat balasan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih."
- Tanda Tangan: Mencantumkan tanda tangan dan nama lengkap pejabat yang berwenang.
- Nama Jabatan: Mencantumkan nama jabatan pejabat yang berwenang.
Contoh Isi Surat Balasan Permintaan Data
Berikut contoh isi surat balasan permintaan data di pemerintahan:
Perihal: Balasan Permintaan Data
Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Penerima Surat]
[Jabatan Penerima Surat]
[Nama Instansi Penerima Surat]
di Tempat
Dengan hormat,
Menanggapi surat permohonan data Nomor: [Nomor Surat Permintaan Data] tertanggal [Tanggal Surat Permintaan Data], perihal [Perihal Surat Permintaan Data], dengan ini kami sampaikan bahwa data yang Bapak/Ibu permohonan telah kami proses dan siap kami berikan.
Data yang Bapak/Ibu permohonan meliputi:
- [Jenis data 1]
- [Jenis data 2]
- [Jenis data 3]
Data tersebut dapat diunduh melalui website [Alamat Website] pada folder [Nama Folder Data].
Demikian surat balasan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Lengkap Pejabat]
[Nama Jabatan Pejabat]
Catatan
- Contoh surat di atas dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan.
- Pastikan isi surat jelas, mudah dipahami, dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
- Gunakan bahasa resmi dan sopan dalam menulis surat.
Semoga contoh surat balasan permintaan data ini bermanfaat!
