Contoh Surat Dinas dan Surat Pribadi Beserta Strukturnya
Surat merupakan media komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi, pesan, atau permohonan secara formal maupun informal. Dalam dunia kerja maupun kehidupan sehari-hari, surat memiliki peran yang penting. Ada dua jenis surat yang umum digunakan, yaitu surat dinas dan surat pribadi. Berikut penjelasannya beserta contoh strukturnya:
Surat Dinas
Surat dinas adalah surat resmi yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga untuk keperluan resmi, seperti permohonan, pemberitahuan, laporan, dan lain sebagainya.
Struktur Surat Dinas:
-
Kop Surat
- Nama Instansi/Lembaga: Nama lengkap instansi atau lembaga yang menerbitkan surat.
- Alamat: Alamat lengkap instansi atau lembaga.
- Nomor Telepon: Nomor telepon yang bisa dihubungi.
- Email: Alamat email instansi atau lembaga.
- Website: (Opsional) Website instansi atau lembaga.
- Logo Instansi: (Opsional) Logo instansi atau lembaga.
-
Nomor Surat
- Nomor Surat: Nomor urut surat yang digunakan sebagai identifikasi.
- Tanggal Surat: Tanggal surat dibuat.
-
Perihal
- Perihal: Menjelaskan singkat isi surat, singkat dan padat.
-
Lampiran
- Lampiran: (Opsional) Menyebutkan jumlah lampiran yang disertakan dalam surat.
-
Alamat Tujuan
- Kepada Yth: Jabatan dan nama penerima surat.
- Instansi/Lembaga: Instansi atau lembaga penerima surat.
- Alamat: Alamat lengkap instansi atau lembaga.
-
Isi Surat
- Pendahuluan: Membuka surat dengan salam pembuka yang formal, kemudian menjelaskan tujuan dan maksud surat dengan singkat dan jelas.
- Isi: Menjelaskan secara detail isi surat, disertai dengan data dan fakta yang mendukung.
- Penutup: Menyampaikan harapan atau keinginan atas isi surat dan diakhiri dengan salam penutup yang formal.
-
Tanda Tangan dan Nama
- Nama: Nama lengkap pengirim surat.
- Jabatan: Jabatan pengirim surat.
-
Stempel Instansi
- Stempel: Stempel resmi instansi atau lembaga yang menerbitkan surat.
Contoh Surat Dinas:
[Kop Surat]
Nomor Surat: 001/SKP/XI/2023
Tanggal Surat: 10 November 2023
Perihal: Permohonan Izin Studi
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Rektor
Universitas XYZ
Jl. ABC No. 123
Jakarta Selatan
Dengan hormat,
Bersama ini, kami mohon izin kepada Bapak/Ibu Rektor untuk memberikan kesempatan kepada karyawan kami, [Nama Karyawan], untuk mengikuti studi S2 di Universitas XYZ.
[Nama Karyawan] merupakan karyawan kami yang memiliki dedikasi tinggi dan potensi yang besar untuk berkembang di bidang [Bidang Keahlian].
Kami berharap Bapak/Ibu Rektor dapat memberikan pertimbangan dan izin atas permohonan ini.
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Pimpinan]
[Jabatan]
[Stempel Instansi]
Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang dibuat untuk keperluan pribadi, seperti menyampaikan kabar, ucapan, atau permohonan kepada keluarga, teman, atau kerabat.
Struktur Surat Pribadi:
-
Salam Pembuka
- Salam: Menyebutkan salam pembuka yang bersifat informal, seperti "Salam sayang", "Salam hangat", atau "Hai".
- Nama Penerima: Menyebutkan nama penerima surat.
-
Isi Surat
- Pendahuluan: Menjelaskan kondisi atau perasaan pengirim surat dan tujuan penulisan surat.
- Isi: Menyampaikan informasi, pesan, atau permohonan yang ingin disampaikan dengan gaya bahasa yang santai dan personal.
- Penutup: Menyampaikan harapan atau keinginan dan diakhiri dengan salam penutup yang bersifat informal, seperti "Salam sayang", "Salam hangat", atau "Salam untuk semua".
-
Tanda Tangan dan Nama
- Nama: Nama lengkap pengirim surat.
- Tanggal: Tanggal surat dibuat.
Contoh Surat Pribadi:
Salam sayang, [Nama Penerima],
Semoga surat ini sampai dalam keadaan baik. Aku ingin bercerita sedikit tentang [Cerita Pengirim Surat].
[Isi Surat]
Aku harap kamu baik-baik saja dan sehat selalu. Kapan-kapan kita bisa bertemu lagi ya?
Salam hangat,
[Nama Pengirim Surat]
[Tanggal Surat]
Penutup
Pemahaman tentang struktur surat dinas dan surat pribadi sangat penting untuk membantu Anda dalam membuat surat yang baik, efektif, dan sesuai dengan tujuan.
