Contoh Surat Jalan Dokumen
Surat jalan dokumen adalah surat resmi yang digunakan untuk mencatat dan melacak pergerakan dokumen penting. Dokumen yang dimaksud bisa berupa surat penting, laporan, sertifikat, dan lain sebagainya. Berikut contoh surat jalan dokumen:
Contoh Surat Jalan Dokumen
SURAT JALAN DOKUMEN
Nomor : 001/SJ/PT.ABC/VII/2023
Perihal : Pengiriman Dokumen
Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Penerima] Di [Jabatan Penerima] [Instansi Penerima] [Alamat Penerima]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami kirimkan dokumen dengan rincian sebagai berikut:
Nama Dokumen: [Nama dokumen] Jumlah: [Jumlah dokumen] Tanggal: [Tanggal]
Dokumen tersebut dikirimkan melalui [Cara pengiriman] dan diperkirakan akan sampai pada tanggal [Tanggal sampai].
Demikian surat jalan ini kami buat untuk diketahui dan dipergunakan sebagaimana mestinya.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan]
[Jabatan Penandatangan]
[Tanda Tangan]
[Nama Penandatangan]
Hal-hal yang Perlu Dicantumkan dalam Surat Jalan Dokumen:
- Nomor Surat: Nomor surat jalan harus unik dan mudah diidentifikasi.
- Tanggal Surat: Tanggal pembuatan surat jalan.
- Perihal: Menjelaskan tentang tujuan pengiriman dokumen.
- Kepada Yth: Nama lengkap dan jabatan penerima dokumen.
- Instansi Penerima: Nama instansi yang dituju.
- Alamat Penerima: Alamat lengkap tempat penerima dokumen.
- Rincian Dokumen: Daftar nama dokumen, jumlah, dan tanggal dokumen.
- Cara Pengiriman: Menjelaskan cara pengiriman, seperti kurir, pos, atau langsung.
- Tanggal Sampai: Perkiraan tanggal kedatangan dokumen.
- Nama Perusahaan: Nama perusahaan yang mengirimkan dokumen.
- Jabatan Penandatangan: Jabatan penandatangan surat jalan.
- Tanda Tangan: Tanda tangan penandatangan surat jalan.
- Nama Penandatangan: Nama lengkap penandatangan surat jalan.
Fungsi Surat Jalan Dokumen:
- Bukti Pengiriman: Sebagai bukti bahwa dokumen sudah dikirim.
- Pelacakan Dokumen: Memudahkan pelacakan pergerakan dokumen.
- Keamanan Dokumen: Meminimalisir risiko kehilangan dokumen.
- Formalitas: Sebagai dokumen resmi untuk keperluan administrasi.
Tips Membuat Surat Jalan Dokumen:
- Gunakan bahasa resmi dan mudah dipahami.
- Pastikan data yang dicantumkan akurat dan lengkap.
- Simpan salinan surat jalan sebagai arsip.
- Serahkan surat jalan kepada penerima dokumen.
Semoga informasi ini bermanfaat!
